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絶対にマスターしたい!稟議書の効果的な書き方とは?

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ビジネス2019.02.15

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「稟議書」とは

稟議書といえば、会社に稟議してもらいたい事案がある時、その具体的な理由やメリットを書いて提出するもの。銀行では融資を通す際に避けては通れないものだが、一般企業の会社員にとっても身近な存在だろう。しかし、会社によっては規定のテンプレートがなく、どういう風に書けば良いのか戸惑うことも少なくない。今回は、上司から好感を持たれやすく、かつ分かりやすい稟議書の書き方について詳しくまとめてみた。

ポイント1 基本的な構成を作ろう!

稟議書文例

出典:ビジネス文書 稟議書(伺い書) | ビジネス文書 文例 例文

会社によってはテンプレートが用意されている場合もあるが、まずはないものとして、稟議書の基本的な構成を知っておこう。
稟議書は、主に「申請事項」(何を必要としているか)と「申請事由」(なぜ必要なのか)、そして「費用対効果」(それによってどの程度業績や成果が上がるか)の3項目からなる。

ビジネス文書の形式にならって、日付やタイトル、申請する相手、自分の名前などを記載し、あとは画像のように順番に必要事項を書いていくのがおすすめ。
申請事由や費用対効果については、複数挙げられる場合は箇条書きにしたり、番号を振ったりして、読む側に分かりやすく作ろう。
複数の事柄を一文にまとめると非常に読みにくいし、せっかくの考えが伝わりにくいので、一目見て「ああ、こういうことが言いたいんだな」と見て取れるようにするのが大切だ。

稟議書には、大きく分けて3つの要素が必要!

構成は大きく次の3つが中核です。読み手である上司等が、判断するために必要な情報を十分に提供できることが大切です。最近は、案件によってはリスクの明示が求められることもあります。

申請事項
申請事由
費用対効果

出典:「稟議書」の特徴と書き方のポイントを知ろう!:webインソース

1.申請事項

モノを購入する、ヒトを配置するといった具体的な内容になります。

出典:「稟議書」の特徴と書き方のポイントを知ろう!:webインソース

2.申請事由

何かを決定する場合には、必ず理由があります。
「なぜ」ということを具体的に書き、必要であれば、裏付データがあれば「別紙ご参照」と記し別紙に要領よくまとめます。

出典:「稟議書」の特徴と書き方のポイントを知ろう!:webインソース

3.費用対効果

費用については、あらかじめ予算申請して認められたかどうかを明確にするのが一般的です。臨時に必要となる場合は、それなりの説得力がある理由が必要です。実施により期待できる成果や効果を予測し見解を述べます。

出典:「稟議書」の特徴と書き方のポイントを知ろう!:webインソース

箇条書きやグラフなどを使い、見やすい文書を作る!

・読み手に理解しやすい適切な用語と表現で、簡潔・正確・丁寧に事実にそった記述をする。
・一般にビジネス文書など実務(逆三角形)型の文章は、結論から記述する。
・新聞記事は「5W1H」の基本要素すなわち、When(いつ)Where(どこで)What(何を)Who(だれが)Why(なぜ)How(どのように)で成り立っている。この基本はビジネス文書でも活用可能できる。
・文書管理を能率よく行うために一つの文書にいくつものテーマの文章を詰め込まず、一つのテーマに絞って記述する。
・読点や段落をうまく使って、リズム感のある読みやすい文章を作る。
・箇条書き・図表・グラフなどを効果的に用いて視覚的にも見やすく整える。

出典:三省堂 Web Dictionary

「5w1h+1h」の順に書くと分かりやすい!

一般的に言われていることは、みなさんも聞いたことがあるかとは思いますが、5w1hに一つ追加した5w1h+1hです。

出典:稟議書の書き方・コツ 即決裁をもらえる7つのポイント

5w1h+1hを稟議書に応用すると、
「What(何をするのか)」
「Why(なぜ稟議が必要なのか)」
「When(実施時期、実施期間など)」
「Where(どこで実施するのか、あるいはどこに設置するのか)」
「Who(誰に依頼する必要があるか)」
「How(どうやって実施するのか)」
「How much(いくらかかり、その費用は妥当なのか)」
この順番に書くと分かりやすいだろう。

ポイント2 内容は具体的に書き、資料を添付する!

稟議書を書く

次に気を付けるべきことは「内容を具体的に書く」というもの。
例えばあなたの職場に、新型のコピー機を導入したいと思っているとしよう。
そうすると稟議書には「新型のコピー機を導入することによる理由と、いかに効率が上がるか」を書かなければならない。

そういった時、
「他社も皆導入しているし、新型のコピー機の方が仕事が早く終わります」と書くよりも
「○○という機能が使えず、○○の業務の際スムーズに資料を印刷することができませんでした」
「新型のコピー機を導入することにより、1日○分ずつ作業が短縮できますので、全体で見ると○%の効率アップが見込めます」
といった言い方をした方が、具体的にどの程度損失があり、予算を割くことによってどのくらい利益が得られるか分かりやすくなる。

これはどの項目にも言えることなので、曖昧な表現はなるべく使わず、ハッキリと数字や具体例を挙げるようにしよう。

具体的な目的や効果が示せないのはNG!

稟議が通りにくい人は
・「手段」ばかりの説明となり、木を見て森を見ずな印象を与えてしまったり、
・評論家止まりの説明で、具体的な提案型でなかったりします。
決裁者は、稟議を通した先の結果や目的に興味があることを忘れないようにしましょう!

出典:稟議が通る人の5つの共通点とは? | ワークフローシステム AgileWorks

数値で将来性が示せるとGOOD!

「営業日報システムを導入すれば、営業業務の見える化につながります」
とだけ説明するのと、
「営業日報システムを導入し、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます。
1ヶ月後には営業部の案件一覧を全社で見える化します。
2ヶ月後には各営業マンが日々の案件をどうフォローしているか確実に報告・連絡・相談できる部隊にします。
3ヶ月後には上司などのフォローを通じて、案件数自体の10%アップ、案件受注率10%アップを目指します。
結果として、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます」
と、数字と時系列な未来を示した方が具体性が高まります。

出典:稟議書の効果的な書き方!上司に一目置かれるために | 美侍

予算も具体的に!

・「金額」
  正確に書く。
  物品を購入する際は、可能な限り見積書や製品カタログを添付する。
  添付できない場合は稟議書に詳細を書くようにする。

出典:稟議書フォーマットに必要な項目とは | ワークフローシステム AgileWorks

理由には根拠を付け、調査結果を資料として添付しよう

理由に根拠をつけることが大切です。たとえば価格の妥当性について問われたときに、「価格は十分に安価なものです」と一文いれたとしても決裁者は本当にそれが安価なものなのかがわかりません。

出典:稟議書の書き方・コツ 即決裁をもらえる7つのポイント

その場合には、市場調査した結果の資料などを添付資料として一緒に見せるようにします。***のサービスはA社、B社、C社で提供されていて、それぞれ見積もりを取った結果はB社のサービスが一番安価です。という内容とし、それぞれ3社の見積もりを添付すれば、決裁者も「なるほど、B社が一番安いのか」と理解してくれます。

出典:稟議書の書き方・コツ 即決裁をもらえる7つのポイント

予算に関しては、予想より少なく書いてはならない。
どの程度かかるのか具体的な数字を導き出し、購入したい商品のカタログがあれば資料として添付しておこう。

ポイント3 問題点も書き出し、解決策をまとめよう!

稟議書に添付する問題点

3つ目のポイントは「問題点も書き出し、解決策もまとめる」ということ。
デメリットは書かない方がいいんじゃない?と思うだろうが、メリットしかない稟議は基本的にあり得ない。
少なくとも予算を割いたり、人員を割いたりする必要が出てくるわけだから、それによって費用がかかったり、人件費がかかったりするはず。

稟議書には問題点や課題も書き出し「こうすることによって改善できる」というような解決策もまとめておこう。

結論の伝え方には2種類がある!

結論の伝え方としては、
A) 「将来こう良くなる」という改良型の結論
B) 今のままだと「こうなってしまう」という問題定義型の結論
の大きく2種類があります。

出典:稟議が通る人の5つの共通点とは? | ワークフローシステム AgileWorks

営業支援システムの導入などでは、「A)の将来こう良くします。その裏付けとして以下の通りです」と、未来を先に伝えた方が効果的かもしれません。
セキュリティソフトの導入などでは、「B)のリスクや問題定義型の結論」を先に伝えた方が良かったりします。

出典:稟議が通る人の5つの共通点とは? | ワークフローシステム AgileWorks

結論には、こうすると将来に期待が持てるというポジティブなものと、このままでは悪い結果を生んでしまうというネガティブなものがあるが、できれば稟議書の内容によって使い分けられるようになるのが理想的だろう。

実は書く前の「根回し」も重要!

稟議書のための根回し

稟議書は勿論文書の内容も大事だが、提出前の「根回し」も重要だと言われている。
上層部の考え方や、何を望んでいるかを把握し、普段から積極的にコミュニケーションを取っておくと「彼は信頼できる人間だ」と思われ、稟議が通りやすくなることもあるのだ。

また、社内定休日が決まっている職場に関しては、休みの前日に稟議書を提出すると「早く済ませてしまおう」と思われ、通りやすいという噂もある。 あくまでも噂だが、絶対にこの日までに提出しなければならない!という期限がなければ、試してみるのも良いだろう。

上層部や関係者のニーズを把握し、コミュニケーションを取っておこう

稟議を上げるには相応の時間と労力がかかるので、上層部や関係者の根回しにより成功率を高めておくことは重要です。

出典:稟議が通る人の5つの共通点とは? | ワークフローシステム AgileWorks

・上層部視点でのニーズや課題を日常的にメモしておいたり、
・さりげなく様子を伺ったり、
・それ以外の障害要因などにも目を配ったり、
とした上で、関係者への事前調整と、信頼集めをしておきましょう。

出典:稟議が通る人の5つの共通点とは? | ワークフローシステム AgileWorks

稟議書の書き方をマスターすれば、上司の評価もアップ!

いかがだろうか?稟議書は一見難しい書類だが、書き方さえマスターすれば難なくこなせるようになるはずだ。
失敗を恐れず、繰り返し書いて慣れることが一番大切なので、機会があればまずは自分なりのテンプレートを作成してみてはどうだろうか。

魅力的な稟議書が書けるようになれば、上司からも「○○くんの書き方は分かりやすいな」と評価アップにつながるはず。
作成する時はデータや資料などを抜かりなく準備し、簡潔にまとめられるよう頑張ってほしい。

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