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他社にお邪魔する前に…訪問のビジネスマナーをチェック!

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ビジネス2018.10.31

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他社を訪問する前にビジネスマナーを!

お世話になっている取引先に挨拶をしたり、これから取引をしたい会社に営業しに行ったりする時は、非常に緊張しますよね。特に後者の場合は、出来る限り良い印象を与えなければ!とプレッシャーを抱えてしまうはず。今回は、無意識のうちに失礼なことをしてしまわないだろうか?と不安な方のために、他社を訪問する際のビジネスマナーについて詳しくご紹介します!しっかりと事前にイメージトレーニングをしておけば、きっと相手に好印象を与えることができますよ。

【ビジネスマナー1】
事前確認が重要!必ずアポイントメントを取ろう

アポイントメント

ビジネスマナーの第一歩としてまず最初に行うべきは「訪問の約束を取り付けておく」ということです。
大事な話や挨拶があるにも拘わらず、アポなしでお邪魔するのは非常に失礼にあたります。
親密な取引先であっても「親しき中にも礼儀あり」の心を忘れず、必ず事前にアポイントメントを取っておきましょう。

電話では「いつもお世話になっております」「突然恐れ入ります」などの基本的な挨拶は欠かさずに、どのような目的で訪問したいのか、誰に用があるのかを明確に伝え、相手の希望日時を尋ねます。
特に新規顧客の場合は、相手を不快にさせず、簡潔に意志を伝えられるよう、事前に原稿を用意しておくと安心です。

相手が既存の取引先か、新規の取引先かで対応は変わる!

1.相手が既存顧客の場合
原則としては、電話で「○月○日の×時に○○の件でお話をさせていただきたいのですが、お時間ご都合いかがでございますでしょうか?」などとある程度フランクに対応してもよいでしょう。また、頻繁にメールのやり取りをしている場合は電子メールでのやり取りでもかまいません。

出典:アポイントメント(アポ取り)のマナー / ビジネスマナー講座

2.相手が新規顧客の場合
相手が新規顧客である場合は、当然メールアドレスは知らないでしょうから、電話でのセールスとなります。その際は、「自己紹介」「訪問目的」「訪問日時」「所要時間」などを知らせた上で、担当者に時間を取ってもらうことになります。具体的な例としては以下のような会話が一般的です。

出典:アポイントメント(アポ取り)のマナー / ビジネスマナー講座

「突然恐れ入ります。私、株式会社××の山田と申します。このたび当社では、○○についてのサービスを提供することになりまして、ぜひこの件についてご紹介させていただきたく、お電話させていただいております。つきましては10分程度でかまいませんので、近日中に一度ご面会いただけませんでしょうか?」

出典:アポイントメント(アポ取り)のマナー / ビジネスマナー講座

電話でアポを取るコツ!

アポ取りの電話で訪問の約束を取り付ける方法は、最初から全てを話すのではなく、相手が気になるような話しをして、進めていくのが大切です。

出典:アポイントメントを上手く取り付ける電話マナー【例文あり】 | キャリアパーク[ビジネス]

【ビジネスマナー2】
まずは受付の方に挨拶し、丁寧に取次ぎをお願いする

相手先の会社には約束の時間の5~10分程度早く着きましょう。
あまりに早く伺うというのも失礼に当たりますから、早く着き過ぎてしまった場合は近くで時間を潰しましょう。
コートやマフラー、手袋などの防寒具は、玄関前で脱ぎ外しするのがビジネスマナーです。

玄関をくぐったら、受付にいる方に「失礼致します」と挨拶をしましょう。
そして「○○商事の○○と申します。営業部の○○様と○時にお約束をしているのですが、いらっしゃいますでしょうか?」と丁寧に伝えましょう。
自分の名を名乗る際は、名刺を差し出すとより理想的です。

約束の5~10分前には着くようにする!

遅れるのは問題外ですが、早すぎる到着も迷惑です。約束時間の最低5分前くらいには受付に到着するように。もちろん、その前に身だしなみを整えておきます。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

防寒具は玄関前で脱ぐ!

コートを着ている場合は、玄関前で必ず脱ぐようにしてください。脱いだコートは片手に持ち、マフラーや手袋もはずします。上着を脱いでいた場合には、玄関前で着ることを忘れずに。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

身だしなみや携帯品も忘れずにチェック!

□ 名刺・資料等の携帯品をチェックする
□ 忘れ物には気を付ける
□ 服装やヘアースタイル・化粧を整える
□ コートや帽子は脱いで、片手に持つ
□ 濡れた傘は室内に持ち込まず、傘立てに入れる

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

受付に名刺を渡し、丁寧に挨拶しよう

まず、受付の数歩手前で軽く会釈をする。受付に近づいたら受付の人にもう一度礼をして、「失礼します」「お忙しいところお邪魔いたします」等、挨拶します。

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

初回の訪問の際には、受付に挨拶を述べた後、名刺を差し出して「○○会社の□□と申します」と社名・名前を明確に告げ、「営業部の○○様にお目にかかりたいのですが・・・」と依頼する。事前に約束してある場合は、「営業部の○○様と2時にお約束をさせていただいております。おいでになられますでしょうか」と、取り次ぎを依頼します。

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

【ビジネスマナー3】
待ち時間も気を抜かない!背筋を伸ばし、椅子に浅く腰掛けよう

応接室までの道のりや、待ち時間も気を抜かないよう気を付けます。
歩く時や座っている時も背筋を伸ばし、堂々とした振る舞いを心がけましょう。
応接室には勝手に入らず「どうぞ」と促されてから「失礼致します」と足を踏み入れるようにします。

椅子には、出来る限り浅く腰掛けるのがおすすめ。
なぜかというと、会う予定の相手が応接室に入ってきた時、すぐに立ち上がって挨拶ができるからです。
どっしりと座ってしまうと印象も悪いですし、なかなか機敏に動けなくなりますから、控えめに腰を下ろしましょう。

通路を歩く時も、姿勢を意識して!

姿勢を延ばし、快活に歩くようにする。
訪問先の社員が往来する廊下では、中央を歩かずにやや端寄りを歩く。
周りをキョロキョロ見回さずに、前を向いて堂々と歩く。
エレベーターを利用する場合には、社内の人の後ろから乗って後から降りるようにする。

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

応接室には「どうぞ」と促されてから入る!

1.応接室に案内されたら、入口近くに立って待ちましょう。「どうぞお入りください」と言われてから入室してください。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

座る時は浅く腰掛ける!

2.席をすすめられたら、指示された席に浅く腰をかけて待ちます。浅く腰かけるのは、相手が入室して来たら、すぐに立ち上がることができるためです。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

手荷物はサイドテーブルに!

3.コートや手荷物は、サイドテーブルがあればまとめてそこに置きます。小さな手荷物はひざの上に、コート類は背もたれにかけても構いません。通常、書類などが入ったバッグは必要書類を予め出して準備しておき直接フロアに置きます。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

「一度は下座に座るべき」という声も……

応接室に通されたら、下座に座ります。
受付の方から「どうぞ奥の席にお掛け下さい」と声をかけられたら、一度は「いえ、こちらでけっこうです」と下座に座り、二度「どうぞ奥の席にお掛け下さい」と声をかけられたら、「失礼いたします」と受付の方の指し示す席に座ります。

出典:訪問のマナー【他社を訪問する時】 ビジネスマナー講座

一度は下座に座り、二度薦められたら上座に移動する、という説もありますが、これは案内してくれた方によっては戸惑うこともあるかもしれませんので、あまり気にしなくても良いでしょう。

【ビジネスマナー4】
相手が来たらすぐ立ち上がり、挨拶をしよう!

名刺交換

応接室に約束した相手が現れたら、すぐに立ち上がって「本日はお忙しいところお時間を頂き、誠にありがとうございます。○○商事の○○と申します」と挨拶をし、名刺を差し出します。
交換が済んだら「どうぞ、おかけ下さい」と声をかけられるはずですので「失礼致します」と言ってゆっくりと座りましょう。

お茶が出てきたら「ありがとうございます」とお礼を言い、これも先方に薦められてから頂きます。
商談や営業など、大事な用件がある場合はなるべく簡潔に分かりやすく話すのは勿論ですが、あらかじめ「本日は○分ほどお時間を頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか?」と断っておくとスマートです。

すぐに立ち上がって挨拶し、名刺を差し出そう

1.相手が部屋に入って来たら、すぐに立ち上がってあいさつします。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

薦められたら、ゆっくりと腰掛けよう

2.相手から「おかけください」と言われてから、「失礼します」と断って腰をかけます。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

「お忙しいところお時間を頂き、ありがとうございます」を忘れずに!

3.まず、会ってくれたことに対する謝意を述べます。たとえば「本日は、お忙しいところ、貴重な時間を頂戴いたしました、ありがとうございます」といった言い方がスマートです。次に、相手の時間を確認しておくとよいでしょう。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

所用時間を述べ、相手の都合を聞いておくとスマート!

たとえば「本企画のご説明には40分ほどかかると思いますが、ご都合はいかかでしょうか?」。もし相手が20分しか時間が取れないとわかれば、説明の仕方が変わるからです。

出典:取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー [ビジネスマナー] All About

お茶を出されたら、薦められてから遠慮なく頂こう

お茶をだしていただいたら、お茶をだしてくれた方に「ありがとうございます」とお礼を言います。
面談の相手の方にお茶をすすめられてから、「ありがとうございます。いただきます」と言ってお茶をいただきます。

出典:訪問のマナー【他社を訪問する時】 ビジネスマナー講座

場を和ませようと、不用意な発言をしないよう注意!

冗談で「ウチの会社は上層部の頭が固くて…。」などと発言する人もいるが、これはマナー違反。冗談であっても相手は冗談と思わないかもしれません。また、ライバル会社の悪口を言うのも同様にマナー違反です。

出典:担当者との面談マナー / ビジネスマナー講座

【ビジネスマナー5】
終わったらドアの前で挨拶!受付の方にも一声かけて帰ろう

挨拶

終わり時は、基本的には訪問した側から「本日はお忙しいところ、誠にありがとうございました」と切り出します。
商談や営業の場合は、使用した資料や名刺などを鞄にサッと仕舞ってから「失礼致します」と言って立ち上がり、ドア前で再度一礼します。
ドアを開けたら、閉める前に「お邪魔致しました」と最後に一声かけてから閉めましょう。

見送りをして頂いたら、気を遣わせないようエレベーターの前で「お気遣いありがとうございます。こちらで結構です」と断り、受付の方に挨拶をしてから玄関を出ます。
重要な役目を終えてホッとするのは分かりますが、終わった瞬間気の抜けた顔を見せたり、マナーを忘れてはしゃいだりしないように気をつけてくださいね。

基本的には、訪問した側から終了のきっかけを作る!

基本的には、訪問したほうから話を切り上げます。用件が済んだら「本日は、お忙しいところ、ありがとうございました」とお礼をいい、切り上げるきっかけにします。名刺や資料などを鞄に入れた後、最後に頭を下げて「失礼します」と言って、退室します。

出典:他社を訪問する際のマナー [ビジネスマナー] All About

お見送りは、エレベーター前で遠慮しよう

相手がお見送りをしてくれる場合は、エレベーターの前などで「お見送りは、もうここで結構です」と申し出ましょう。

出典:他社を訪問する際のマナー [ビジネスマナー] All About

退室時は、最後まで丁寧なお辞儀を!

商談が終わったらお辞儀をしてドアの前まで進み、振り返って改めて退室のお辞儀をします。 ドアを開け、室外に出たらもう一度ドアを開けたまま振り返り、「お邪魔いたしました(ありがとうございました)」と言い、会釈をしてドアを閉めます。

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

受付の方に挨拶し、背筋を伸ばして会社を出よう

退室後、室外に出ても他の社員から見られている場合もあるので、ほっとして態度や表情を変えないように気を付けましょう。帰り際にも、周囲の人や受付の人にはきちんと挨拶をしてから失礼します。

出典:他社訪問時のマナー - 新入社員の為のビジネスマナー講座

最後まで油断は禁物!姿勢や身だしなみにも気をつけよう

いかがでしょうか?他所のお宅にお邪魔する時にも緊張するものですが、それが会社となるとより一層ハードルが上がりますね。 しかし、ビジネスマナーをしっかりと覚え、何度も繰り返し経験してみると、自然に頭よりも体に染み付いてくるものです。

若いうちは緊張して多少上手くいかなくとも、失礼がないよう懸命に努力している姿勢が伝われば、相手にも微笑ましく映ります。 姿勢や身だしなみにも精一杯注意して、恐れず堂々とした態度で臨むことを心がけてくださいね。

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