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「初めまして」をどう伝える?メールにおける挨拶の注意点3つ

担当者が交代する時や、新たに取引先となった会社に初めてメールを送る時は、失礼がないかどうか非常に緊張するもの。ここでの印象が後の商談やお付き合いに響くこともありますから、責任は重大ですよね。今回は「メールでどういう風に挨拶すればいいんだろう……?」と悩むあなたのために、挨拶メールを送る際の3つの注意点について、今すぐにでも参考にできる例文とともに詳しくまとめてみました!ぜひご参考ください。

ポイント① 件名から気を抜かない!挨拶の内容と氏名、会社名を忘れずに

出典:https://www.pakutaso.com/20160328085post-7356.html

最初のポイントは「件名に内容や氏名、会社名を書いておく」というもの。
件名の部分を「初めまして(氏名)」や「(会社名)の(氏名)です」とする人もいますが、相手方はタイトルで内容を把握すると言っても過言ではありませんから、「件名だけでメールの用件がわかるように」記入すべきです。

例えば「○○について、引き継ぎのご挨拶(会社名と氏名)」や、後日直接挨拶に行きたいと思っているなら「アポイントメントのお伺い(○○様よりご紹介頂いた(会社名と氏名)です)」という風にすると、内容が一目で分かって伝わりやすいと言えます。
ビジネスでは一日に数十通や百通をはるかに超えるメールを受け取るような人もたくさん居ますし、あなたがメールを送るお相手がそういう方である場合も十分にあり得ます。

そうした方はメールBOXに並ぶ「件名」だけを見て、どのメールを優先して読むか判断するのが普通です。
件名で内容がわからないようなメールは読まれずに後回しにされる恐れもありますから、要注意ですね。

また、形式はHTMLとテキストがありますが、HTMLは重たい上、セキュリティの関係上受診拒否をしている会社もあるようなので、念のためテキスト形式がおすすめだそう。

曖昧な表現はNG!内容や差出人が分かりやすい件名にしよう

挨拶メールでは件名に気を遣う必要があります。なぜなら、ビジネスパーソンは一日に何十通ものメールを受け取る中で、メールの件名からその緊急性や重要性を判断するからです。メールで初めての挨拶文を送る場合、「お世話になっております」などというあやふやな件名にすべきではないでしょう。

出典:https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/32809

件名では、挨拶であること、会社名、部署名、名前などをコンパクトにまとめて伝えましょう。引き継ぎなら「引き継ぎのご挨拶(会社名、名前)」などがわかりやすいですね。この挨拶メールによって、相手とのアポイントを取りたいと思っているなら「アポイントメントのお願い(○○様よりご紹介をいただきました○社○○)」などとすると良いでしょう。

出典:https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/32809

いずれにせよ件名で大事なことは、「何のメールなのか」と、「誰からのメールなのか」を判明させることが重要です。初めての挨拶メールでは、「誰なのか」が名前だけではわからないため、工夫をこらすことが大切ですね。件名が悪いと、最悪の場合、メールを開いてもらえない可能性もあるのですから。

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初めての相手には「テキスト形式」がおすすめ!

メールには「テキスト形式」と「HTML形式」があります。「HTML形式」とは「初めまして」など文字を強調するために色を変えたり、太くしたりと編集が可能です。しかし、ウイルス感染の危険性から企業によってはHTMLメールを受信拒否している場合があります。初めての相手ならなおさらテキスト形式のメールで送るようにしましょう。

出典:https://careerpark.jp/10867

容量が大きすぎると迷惑になることも……添付ファイルがある時は注意!

初めての相手に送るビジネスメールに添付ファイルがある場合はサイズ、つまり容量に気をつけましょう、大きなファイルを添付するとネットワーク、初めての相手に対して多大な迷惑がかかります。

また企業の設定によってはXXMG以上の添付ファイルがあるメールは受信できない場合もあります。サイズが大きい添付ファイルを送る場合は相手に確認または圧縮、分割して送るようにしましょう。

出典:https://careerpark.jp/10867

ポイント② 挨拶はしっかりと!必要があれば時候のフレーズも入れよう

出典:https://www.pakutaso.com/20150407092post-5368.html

続いては「最初の挨拶はしっかりと記入する」というもの。
元々お付き合いのある会社や、形式ばった書き方を嫌う相手なら「お世話になります」「初めまして」から始めても構いませんが、場合によっては時候の挨拶も含め、多少堅苦しいくらいの文面にするのがおすすめのようです。

例としては「平素は格別のお引き立てに預かり、厚く御礼申し上げます」や、時候の挨拶を入れる場合、4月なら「陽春の候、貴社におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます」などが挙げられますね。
また、最初に「突然のご連絡、失礼致します」「初めてご連絡させて頂きます」と入れると、更に丁寧な印象になるとか。

「お世話になっております」「ご利用ありがとうございます」……挨拶の種類は様々!

<一般的なメール冒頭の挨拶文例>
・いつもお世話になっております。
・いつも大変お世話になっております。
・いつもご利用ありがとうございます。
・いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・ご無沙汰しております。

出典:https://careerpark.jp/10867

相手によっては、更に丁寧な言い回しを使おう

<より丁寧な挨拶の言い回し例>
・毎度お引き立ていただき、厚く御礼申しあげます。
・日頃より弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
・格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
・平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
・平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申しあげます。
・日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

出典:https://careerpark.jp/10867

「○○の候」を入れるとより一層丁寧な印象に!

1月 「初春」「新春」
2月 「立春」「節分」
3月 「春分」「早春」
4月 「春暖」「春和」
5月 「新緑」「立夏」
6月 「深緑」「青葉」
7月 「盛夏」「猛暑」
8月 「晩夏」「立秋」
9月 「涼風」「秋分」
10月 「秋涼」「中秋」
11月 「初霜」「初冬」
12月 「師走」「寒冷」

出典:https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/34594

「初めまして」より「初めてメールを送らせて頂きます」がおすすめ!

出典:https://careerpark.jp/13937

さらに、初めてのビジネスメールにおける書き出しが「はじめまして」だと、ややカジュアルに響きます。
「初めてメールを送らせて頂きます」だと、しっかりした話ができる人物であるという印象を与えることができます。

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「突然のご連絡失礼致します」と入れると、礼儀正しいイメージを与える!

「初めてメールを送らせて頂きます。」と同じくらいに頻繁に使われている、初めてビジネスメールを送る際の書き出しは、「突然のご連絡失礼いたします。」または、「突然のメール失礼いたします。」です。
メールを確認するのは手間になる作業です。ましてや相手は忙しいのですから、いきなり連絡される、いきなり自分の時間を奪われるのは、快く思わない人も多いでしょう。
ですから、初めてのビジネスメールの書き出しでは、「失礼いたします」と謝罪するのです。

出典:https://careerpark.jp/13937

ポイント③ 冒頭で、自分が何者なのかを説明する!

出典:https://www.pakutaso.com/20160130026post-6693.html

続いては「一番最初に、自分の正体を明らかにする」というもの。
件名である程度は把握できますが、念のため冒頭にも「○○様からご紹介頂きました、(会社名)の(氏名)と申します」や「初めてメールを送らせて頂きます、(会社名)の(氏名)と申します。この度の人事異動で……」など、自分の身の上やどういった経緯でメールを送るに至ったのかを説明しておくと安心です。

また、「まずは直接挨拶に来るべきでは?」とか、いまでも「せめてハガキとか……」と、メールでの挨拶をよく思わない人も一定数いますから、文末に「本来ならば直接お伺いすべきところ、大変申し訳ございません。取り急ぎメールにて失礼致します」や「メールでのご連絡になり大変恐縮ではございますが~」など、一言付け加えておくと印象が違うでしょう。

相手の不安を取り除くため、自分の肩書はしっかり説明しよう!

 メールで初対面の人にメールを送る時に気を付けたいのは、メールだけでは伝わる情報が少ないということです。いきなり知らない人物からメールが送られてくるのはかなり不審に思われる可能性も否定できません。しっかり自分はどういう人物であるかを表す必要があるでしょう。

出典:http://u-note.me/note/47489718

紹介された相手には「なぜアドレスを知っているか」も伝えると◎!

メール本文では、一般的な挨拶文を書いてから、自分は誰なのか、なぜアドレスを知っているのかを伝えましょう。例えば業務引き継ぎによる挨拶メールの場合、「平素は格別のお引き立てをいただき誠にありがとうございます。初めまして○○社の○○と申します。このたび人事異動により……」などとすると良いでしょう。知り合いに紹介してもらってメールを初めて送る場合、「はじめまして。○○の○○様よりご紹介をいただきました、○社の○○と申します」で始めれば、相手も不信感がないでしょう。

出典:https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/32809

メールはあくまでも「略儀」だと心得よう

出典:http://u-note.me/note/47489464

とかくスピードや効率が求められるビジネスの場では、多くの伝達がメールで行われています。しかし、初めての相手にお願い事をするようなとき、あるいは退職や転職の挨拶などは、本来、相手のところへ足を運び、きちんと対面して挨拶するのがマナーです。

早く簡単に伝達できる点で優れているメールですが、正式な申し入れや挨拶、重要な内容のやり取りの際にメールを使うのは「略式」「略儀」にあたることも覚えておきましょう。

出典:https://www.rosei.jp/jinjour/article.php?entry_no=55400

「恐縮です」「失礼致します」を入れると、印象が違う!

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。

本日いただいた課題を確認の上、今週金曜日までに回答を差し上げたいと思います。
もし、追加のご質問等がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

出典:https://careerpark.jp/10867

本来なら、直接お伺いしてお願いすべきところ
メールにてお伝えする失礼をお許しください

出典:https://www.rosei.jp/jinjour/article.php?entry_no=55400

すぐに使える!挨拶メールの文例にはどんなものがある?

出典:https://www.pakutaso.com/20160318082post-7308.html

そうは言っても、自分ではなかなか文章を組み立てられない!という方もいるでしょう。
今回はそんなあなたのために、代表的なシチュエーション別の挨拶メール例文を集めてみました。

最初はこれを参考に、名前や会社名を入れ替えたり、内容を改変したりしてチャレンジしてみてはいかがでしょうか?

例文① 担当者変更の挨拶

件名:担当者交代のご挨拶
○○○株式会社 営業部
奥井一様

いつも大変お世話になっております。
株式会社山田商事、営業部の山田太郎でございます。

担当者変更のお知らせをさせていただきます。
4月の人事異動で、5月1日より同じ課の近藤誠が
新たに貴社を担当させていただくことになりました。

鈴木は入社2年日の当社のホープで、化粧品部門を担当して参りました。
近日中に、私と鈴木とで、ご挨拶にお伺いしたいと存じます。

私は広報部に異動となります。
今まで奥井様には大変お世話になり、本当に感謝しております。

今後も変わらぬご指導のほど、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、メールにて失礼いたします。
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株式会社 山田商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒564-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:066-9999-9999(直通) 066-9999-9999 (代表)
FAX:066-9999-9999

出典:http://email.chottu.net/example/communication/aisatu9.html

件名:山田商事 織田の後任となりました(山田)

いつもお世話になっております。
この4月1日、織田の後任として営業部営業課に着任いたしました
山田商事の山田太郎と申します。

たいへん失礼ながら、BCCメールにて、担当者変更の
ご連絡を申し上げます。

みなさまにご迷惑をおかけすることのないよう、
引き継ぎには万全を期しておりますが、
至らない点がありましたら、何なりとご指摘ください。

近々ごあいさつにうかがいたいと思っております。
織田同様、お引き立てくださいますよう、
どうかよろしくお願い申し上げます。
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株式会社 山田商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒564-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:066-9999-9999(直通) 066-9999-9999 (代表)
FAX:066-9999-9999
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出典:http://email.chottu.net/example/communication/aisatu9.html

例文② 他者からの紹介で、挨拶と共にアポイントメントのお伺いをする場合

件名:アポイントメントのお願い(△△様よりご紹介をいただきましたXX商事 XX)

×××株式会社 マーケティング事業部 課長
○○○○様
初めまして。
※※※の△△様よりご紹介をいただきました、
◇◇の■■と申します。初めてメールを送りました。
この度は、貴重な機会をありがとうございます。早速ですが、一度、弊社のサービスご紹介のお時間を頂戴できればと思います。
私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、@@様のご都合はいかがでしょうか?
<候補日時>
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願いいたします。
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◇◇株式会社

出典:https://careerpark.jp/10867

例文③ 新規取引先への挨拶

件名:よろしくお願いいたします
○○株式会社
販売部製品企画課 ○○様

はじめまして。株式会社山田商事、営業部の山田太郎と申します。

この度は、弊社製品をお取り扱いいただき、誠にありがとうございます。
商品、仕様、価格等につきましては、別途営業担当者より詳しい資料を
お渡ししていることと存じます。
私ども○○課では、万一弊社製品に不備があった場合の対応、
製品に対するご質問等への回答を担当しております。
○○株式会社様につきましては、私が担当させていただきますので、
今後、質問、相談などがございましたら、ご連絡くださいますよう、
お願い申し上げます。

追ってごあいさつに伺いますので、何卒よろしくお願いします。

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株式会社 山田商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒564-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:066-9999-9999(直通) 066-9999-9999 (代表)
FAX:066-9999-9999
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出典:http://email.chottu.net/example/communication/aisatu27.html

コツを掴めば簡単!上手くテンプレを使って、挨拶メールにチャレンジしよう

いかがでしょうか?初対面の方にメールを送るのは緊張するものですが、いくつかの注意点を押さえておけば、失礼にはならないのですね。
ネット上には今回ご紹介したものも含め、挨拶メールのテンプレートが多数公開されていますから、最初のうちはそういった例文を参考にしながらチャレンジすると良いでしょう。

メールにおいて一番大切なのは「相手のことを考える」ということ。
形式も大事ですが、何よりも「忙しい中見てもらう」ということを理解し、読む側の立場になって作成してみてくださいね。

「初めまして」をどう伝える?メールにおける挨拶の注意点3つ