美侍

テンプレを作れば楽ちん!ビジネスメールの書き方と文例集

友人とのメールには慣れていても、社内の人々や取引先の方とのやり取りとなると、親しい相手とは勝手が違うため「どんな文面にすればいいの?」と戸惑いがち。今回はそんなあなたのために、ビジネスメールを送る際の基本的な書き方や、今すぐ使える文例集をまとめてみました!これをマスターすれば、きっと上司や取引先から「メール一つにも礼儀正しいな」「丁寧な文面を書く人だな」と評価が上がるはず。ぜひご参考ください。

書き方① 件名に内容を書き、宛名とあいさつ文を忘れずに!

出典:https://www.pakutaso.com/20131104332iphone-9.html

まず、ビジネスメールを書く上での書き方として「件名に内容を記入する」というものが挙げられます。
件名に自分の名前だけ、あるいは「○○について」だけでは、一体どんなメールなのか想像しにくいですよね。
開いて読んでみないと内容が分からないというのは、特に忙しい最中にはストレスになりますので、必ず「○時の会議出欠のご確認」「○○の日時変更のお知らせ」など、件名に要点を記入しましょう。

また、ビジネスメールには基本の形(テンプレート)が存在していて、冒頭には宛名と挨拶文、自分の名前を必ず入れるようにします。
挨拶文は時候の挨拶のように堅苦しいものではなく「いつもお世話になっております」程度のもので構いません。
宛名は社外の方に送る場合、社名や部署名、肩書などをきちんと記載するようにしましょう。

メールの件名は、内容を要約する形で!

メールの件名は、本文全体の要約となるような意識でつけるようにしましょう。「お疲れさまです」など何の工夫もない件名のメールでは、その他大勢のメールに埋もれてしまい、忙しい相手には読まれることなく終わってしまうかもしれません。

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

 ・【ご確認】営業ミーティングの出欠連絡をお願いします(営業部_鈴木)
 ・【ご連絡】8月13日(水)の打ち合わせ場所の変更につきまして(株式会社○○_田中)

のように、件名だけである程度用件が推測できるようになっていれば、開封もされやすくなるでしょう。

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

返信メールの場合は「Re:」に注意!

「Re:」は「メールに対する返事」を示すので、件名にそのまま残して送り返します。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても通常消しません。

ただし、まったく件名を変更せずにメールのやりとりを重ねると「Re:」が続いて見苦しくなることがあります。

出典:http://kakikata.dkrht.com/mail1/mkihon00500.html

この場合は件名の後ろに番号を振るって余分な「Re:」を削除すると分かりやすくなります。

番号で整理した件名
・Re:企画書作成打ち合わせの件(4)
・Re:企画書作成打ち合わせの件(5)

出典:http://kakikata.dkrht.com/mail1/mkihon00500.html

宛名とあいさつ文、自分の名乗りは必ず冒頭に!

株式会社△△
鈴木様
お世話になっております。
日本ビジネスメール協会の山田です。

(以下、本文省略)

出典:http://business-mail.jp/technique/%E5%90%8D%E4%B9%97%E3%82%8A

文末に署名がある場合でも、冒頭で名乗った方がよい!

メールの文末に署名をつけていたとしても、メールの冒頭で名乗ります。メールを上から下に向かって読み進める際、名乗りがなくて「誰からのメールだろう」と不審に思いながら読み進めるよりは、冒頭に名乗りがあって「山田さんからのメールだ」と送り手を認知してから読むほうがストレスもありません。署名を探して一番下までいき「山田さんからだ」と確認して上に戻って読み直すのも手間がかかります。

出典:http://business-mail.jp/technique/%E5%90%8D%E4%B9%97%E3%82%8A

書き方② 専門用語を使わず、分かりやすい構成で!

出典:https://www.pakutaso.com/20160500151post-8000.html

続いては「専門用語を使わず、分かりやすい構成にする」というもの。
社内や業界内では通じるのが常識の言葉でも、取引先にとっては理解できない場合があります。
ですから、専門用語はなるべく一般的な言葉に言い換えたり、丸カッコ (  ) をつけて説明を入れたりするのがスムーズな書き方です。
顔文字もビジネスメールではNGです。
何か堅苦しすぎるかな?と思った時は、文体や言葉の選び方などを工夫しましょう。

また、ビジネスメールには前述したように「基本の形」というものが存在します。
「宛名、あいさつ文、自分の名乗り」から「要旨、詳細、結びの文、署名」という順序で書くと分かりやすいと言われているので、これを参考にテンプレートを作っておくと良いでしょう。
ちなみに電話で連絡する場合も、この形が基本となります。

専門的な用語は控え、やむを得ない場合は注釈を付ける!

メールを送る相手が専門家でないなら、よりわかりやすい言葉を選ぶようにしましょう。

相手がクライアントの場合は、意図が伝わらないだけでなく、誤解が生じることもあるでしょう。

それでは、知識を見せつけることはできても、肝心の内容が伝わらず、メールを送った意味がなくなってしまいます。

どうしても専門用語を使わなければならない場合には、カッコ書きなどで注釈を付け加えて、言葉を補うように配慮しましょう。

出典:http://business-mail.jp/technique/legibility

「必要な項目」は7つ!参考にテンプレートを作ろう

ビジネスメールに必要な項目と順番は「1.宛名」「2.挨拶」「3.名乗り」「4.要旨」「5.詳細」「6.結びの挨拶」「7.署名」です。

出典:http://business-mail.jp/technique/%E6%9C%AC%E6%96%87%E3%81%AF%E5%9E%8B%E3%81%8C%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88

段落や改行にも気を付けて!分かりやすいように工夫する

・本文は、相手の社名・部署名・肩書き・氏名・敬称から始める。1行目に社名、2行目に部署名、3行目に肩書き・氏名・敬称を書く
・企業名は正式な名称で記載する。略名や(株)などの使用は避ける
・書き出しでの頭語や時候の挨拶は不要。「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始めるようにする
・長い前置きは避け、簡潔に名乗る
・一行あたりの文字は25〜35文字程度を目安にする
・5行程度の意味のまとまりで一段落とする。段落間は1行空け、読みやすくする

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

・用件は、5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)を意識しながら、簡潔にまとめる
・用件に理由や背景が必要であれば、前後で簡潔に伝えるようにする
・日時など、箇条書きにできる項目は(そのほうが読みやすければ)箇条書きにする
・結びは「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくる
・メールの最後に署名をつける。署名には、会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れる

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

顔文字や(笑)はNG!

顔文字、(笑)や(爆)などの記号使用

会社によっては全く問題ないというところもありますが、やはりビジネスマナーとしては正しくありません。社外はもちろん、社内であっても使用は控えたほうがいいでしょう。

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

書き方③ 返信は24時間以内、転送やcc機能を上手く利用しよう

出典:https://www.pakutaso.com/20150348083post-5310.html

メールは急ぎの用件には使われないため、つい返信を怠ってしまいがち。
しかし、例え「○日までにご返信ください」と数日後に締め切りが設定されていたとしても、返信は24時間以内を心がけましょう。
締め切りギリギリだと「ルーズな人だな」というイメージを与えますし、後回しにしていたら締め切りを過ぎていた、なんてトラブルを起こす恐れもあります。

また、メールソフトに搭載されている「転送」機能や「cc(複数に送信)」機能などを上手く活用することで、余計な手間を省き時間を短縮することができます。
ただし、「とりあえず送っておくか」と何でも転送したり、cc欄に名前を入れ過ぎたりすると逆に迷惑になりますから、その書き方には注意が必要です。

返信は早めに!受け取った報告だけでもしておこう

多くの人が、送ったメールの返信を待っていられる期間は24時間です。それ以上の時間返事がなければ、時間とともに不安が大きくなります。相手を心配させないためにも、24時間以内に何らかの返事を出すよう心がけましょう。

とくに相手から大事な情報を伝えられた場合や、こちらが依頼した情報や添付ファイルを受け取った場合は、なるべく早く読んだ(受け取った)ことだけでも伝えるのが親切です。

出典:http://kakikata.dkrht.com/mail1/mkihon00300.html

ToやCC、BCCを上手く活用して!

To・CC・BCCを上手に使い分けることも、大事なビジネスマナーです。三者の違いは、一般的に以下のとおりとされます。

・To:必ず知らせなければならないメンバー
・CC:参考までに知らせたいメンバー
・BCC:参考までに知らせたいが、その人に対して同じメールを送ったことを、宛先やCCの人には知られたくないというメンバー

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

ただし、CC欄の乱用は個人情報の漏えいに繋がることも……

CCに入力されたメールアドレスは、TO、CC、BCCの受信者全員に公開されます。面識のない人同士をCCに入れてメールを送ると情報漏洩になりかねません。メールアドレスも立派な個人情報です。

出典:http://business-mail.jp/technique/cc-2

転送機能も情報漏えいに気を付けて!内容を勝手に変更せずに送ろう

受信したメールを第三者に転送する場合、件名に「Fw:」というマークがつきます。これで転送であることがわかるので、特に理由がないかぎりは「Fw:」マークをつけたまま送信するようにしましょう。(転送する文の内容を勝手に変更するのはNGです。)

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が表示されています。転送先にその情報を伝えては問題がある場合、個人情報保護の意味も含め削除することを忘れないようにしましょう。

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546

今すぐに使える!メールの基本的な文例集

出典:https://www.pakutaso.com/20141234343fax.html

マナーは分かったけど、自分なりの文章が思い付かない!という人もいるでしょう。
そんなあなたに便利なのが「ビジネスメールの文例集」です。
今回は代表的なサイトから、ありがちなケースのビジネスメールについて、例文をまとめてみました。

こういう時ってどう言えばいい!?と頭を抱えているあなたもこれで大丈夫!
この文面を参考にすれば、分かりやすいビジネスメールを書くことができますよ。

ビジネスのノウハウが学べるサイト、BB-WAVE★内「無料メール文例集」です。

社内向け:定例会議のお知らせ

関係者各位

下記のとおり定例会議を開催します。
日時 ×月×日(×) 10時~11時30分
場所 アネックス第一会議室
テーマ 各事業部におけるプログラム改善提案
添付ファイル 会議資料

各自、提案シートを持参の上、出席のこと。
以上

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_tsuchi.html

社内向け:歓迎会のお知らせ

インターネット第一事業部の皆さまへ

●日時 ○月○日(×)19時~21時30分まで
●場所 創作料理「○○○」
●会費 5000円(予定)
●出欠の返事は○月○日(×)19時までに、第一事業部の
鈴木までお願いします。

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_annai.html

社外向け:取引先への異動のお知らせ

株式会社○○営業二課
○○○○○○様

ご無沙汰しております。このたび
営業部から広告部に異動いたしました。
気持ちも新たに、努力をしていく所存です。
今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。
まずはお知らせまで。

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_hokoku.html#syagai

社外向け:取引先への担当変更の挨拶

株式会社○○営業部
□□様

本日はご多忙中にもかかわらず、お時間をいただき
ありがとうございました。
新担当者として前任者同様、よろしく
お願いいたします。

今後とも貴社のお役に立つよう、努力していく所存です。
何とぞよろしくお願いいたします。

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_rei.html#syagai

社外向け:取引先への日程変更のお願い

(株)○○○
□□様

いつもお世話になっております。
先日お願いした打ち合わせの件ですが、
×月×日(×)×時を×日(×)に変更して
いただけないでしょうか。時間に変更はございません。

ご都合が悪いようでしたら、あらためて
日時をご指定いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail_apology.html#syagai

社外向け:年始の挨拶

株式会社○○ ○○事業部
□□様

~謹賀新年~
昨年は格別 の御厚情を賜り、厚く御礼を申し上げます。
本年も社員一同、皆様にご満足頂けるサービスを心がける所存でございますので、 何とぞ昨年同様のご愛顧を賜わりますよう、お願い申し上げます。
皆様のご健勝と貴社の益々のご発展を心よりお祈り致します。
本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。

新年は○月○日から平常営業とさせて頂きます。
平成○○年 元旦 

出典:http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/nenga_mail/mail07.html

この他にも納品の連絡や問い合わせへの回答など、社内外それぞれに様々な文例が記載されていますので、ぜひご参考ください。

相手側の気持ちに立って、読みやすいビジネスメールの書き方をマスターしよう

いかがでしょうか?
いつも慣れているはずのメールですが、仕事上で付き合う相手となると気を付ける点が様々にあるのですね。
上から目線にならないよう、相手に読みやすいように、分かりやすいように書くことが何よりも大切ですから、テンプレートを作った後もそれ頼りにならないよう、毎回見直してから送りましょう。

最初は例文集を参考にしても構いませんが、メールを書くのに慣れたら、徐々に自分なりの書き方を身に付けていってくださいね。

テンプレを作れば楽ちん!ビジネスメールの書き方と文例集