美侍

「適当に済ませる」はNG!評価される日報の書き方3つ

一日の業務の終わりに、思わず憂鬱になってしまうのが「日報」ですよね。確かにしっかり働いたはずなのに、意外と何を書こうか悩んでしまう……そんなあなたのために、今回は日報を書く上で大事な「ポイント」を3つご紹介します!これをマスターすれば、明日からはスムーズに日報を記入しつつ、上司や先輩からより一層高い評価を受けられることでしょう。ぜひご参考ください!

日報は「その日一日の業務報告書!」

出典:https://www.pakutaso.com/20141000302mba-1.html

そもそも仕事内容によっては、日報に馴染みのない方もいるかもしれませんね。
日報とは、簡単に言えば「その日一日の業務内容を書いた報告書」のこと。
どんなことをして、どんな人に会い、どのような結果が出たかを、職場の規定にならって記入していきます。

会社や部署によって手書きだったり、既にテンプレートができていたりと様々ですので、大まかな書き方については上司や先輩に尋ねてみましょう。
一見「誰が書いても同じ」ような気がする日報ですが、内容によってはあなたの評価を左右するかもしれないほど重要なものなので、適当に書かないよう注意してください。

日報の形式は、会社や部署によって様々!

日報とは、一日の業務の報告書です。日報に何を書くか、例えば、今日一日どんな仕事をしたのか、誰と会ったか、どんな成果を得たかなど、書くべき項目やフォーマットなどは、多くの場合会社やチームごとに所定のものが決められています。

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2892

手書きで所定の用紙に記入するものもあれば、メールで提出する、エクセルのフォーマットに従って提出するなど、運用方法もさまざまです。

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2892

「業務内容」と「所感」を簡潔に!

1.業務内容

その日に、「何を」「どのくらいの時間で」「どれだけ行なったのか」を記載します。新人のうちは時系列で書くようにしましょう。仕事に慣れてきたら、上司・先輩に確認の上、重要だと思う順に3つ書きましょう。

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

ポイント
・何を、どれだけの時間で、どれだけ行なったのかが分かるように書く
・数字や固有名詞を入れ、誰が見ても同じ理解ができるように書く
・箇条書きをメインにし、だらだら書かない

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

2.所感

業務を行うなかで、「気付いたこと」「疑問点」「課題」に感じていることを書きます。ここで気を付けなければいけないのが、「感想文」にならないことです。自分もしくは組織の「これから」に役立つ内容を書きます。

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

ポイント
・箇条書きをメインにする
・1項目につき、1~2文程度で十分。1文は50字程度
・「~と思いました」で終わらないように注意(感想文になってしまうため)
・日報の場合は、指導してくれた先輩への感謝の気持ちや、明日から頑張ることなど、一文を添えるとなお良い(ただし書きすぎないことと、お礼は口頭でも伝えることに注意)

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

会社によってはフォーマットが決まっていることもありますが、日報に記入するのは基本的に「業務内容」と「所感」(気付きや疑問点など)がメインです。
業務内容を記入する時は、はじめのうちは時系列順の方が漏れがなく、分かりやすく見えるのでおすすめとのこと。

しかし、作成に苦しむ人も多い!

日報は、できればその日のうちに提出するのが理想ですが、書き終えられなかった場合は翌日に持ち越したり、中には何日分も溜めこんで苦しんだりする人もいます。
なぜそんなことになるかというと、やはり「書くことが分からない」「そんなに書くことがない!」「毎日やるのは面倒」といった理由が大きいよう。

しかし、何日分も溜め込むと、後から「この日は何したっけ?」と思い出しにくくなってしまいますし、纏めて書いたものは意外とバレやすいので、自身の評価を落としかねません。
できる限り早めに書き、上司や先輩に提出するようにしましょう。

では、「スムーズに、評価される」日報を作成するポイントには、一体どんなものがあるのでしょうか?

ポイント① 「書く内容」のテンプレートを作っておく!

出典:http://www.miyazaki-cci.or.jp/nichinan/blog2/2008/03/k2-scom.html

そもそも日報になぜ悩んでしまうかというと「書くことが決まらない」からですよね。
日報って何を書くんだっけ?と毎回迷っていては、刻一刻と時間が経過してしまいます。
ですから、毎日の日報のためにあらかじめ「自分なりのテンプレート」を作ってしまいましょう。

「今日やったこと」「今日お会いした人」「改善すべき点」など、用意されているフォーマットとは別に分かりやすく書いておけば、それが日報におけるTodoリストになってくれますし、書き漏らしを心配する必要もありません。
定型文まで作ってしまうのは危険ですが、中には明日の日報に活用できる項目もありますので、可能な分はコピペしても構わないようです。

「書くこと」を箇条書きにする!

今日の一言

■今日やったこと

■よかったこと

■問題点

■明日やること

■聞きたいこと・お願い事項

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2898

このように毎日日報に書く内容を決めておけば、何を書かなければいけないか悩むことがなくなります。報告すべき内容を書き漏らすこともありません。

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2898

「使いまわし」も可能ならOK!

日報を保存しておけば使い回しができます。たとえば、今月の目標は1か月間そのまま、書き直さなくてOK。前日に書いた「明日の計画」は、翌日の仕事になるので、コピペして済ませましょう。 

出典:http://allabout.co.jp/gm/gc/427135/2/

「スキマ時間」や「朝」に作成するのも一つの手!

外回りの多い営業職は、アポとアポの間など予想外のスキマ時間ができてしまうことがあります。また移動時間だってあることでしょう。もし、ぽっかり時間ができたなら、先回りをして日報の項目を埋めておくのも一案です。できる人は時間の使い方もうまいものです。

出典:http://allabout.co.jp/gm/gc/427135/2/

朝、出社したらまずメール返信より先に「日報.txt」というファイルを開き、昨日の日報に上書きする形で書き始めます。昨日提出した状態で日報が書かれているので、その項目の中にある「明日やる予定のことリスト」にある項目を「今日やったことリスト」に移し替えるだけで、まず今日のToDoリストができあがります。

出典:http://www.huffingtonpost.jp/cybozu/daily-report-morning_b_7289118.html

そのToDoリストに目を通して、まだ余裕があれば新たなToDoを追加してもよいですし、多すぎるなと思ったらその時点で「明日やること」リストにいくつか振り分けて、「今日はここまで」を決めてしまいましょう。

出典:http://www.huffingtonpost.jp/cybozu/daily-report-morning_b_7289118.html

毎日新たな発見をし、素早く文章を考えられる人は良いですが、普通はそうもいきませんよね。
悩みに悩んで提出が遅れてしまう方が評価に差し障りますから、可能な限りはスキマ時間を利用したり、前日の日報を活用したりして工夫しましょう。

ポイント② 反省点を活かし、ポジティブに書く!

出典:https://www.pakutaso.com/20150926257post-6035.html

日報は、今日一日の業務内容と共に、自分の仕事を振り返るという目的があります。
そのため、ミスがあったり営業成績が思うように伸びなかった場合、どうしても「改善すべき点」に着目しがちです。
自分のせいで申し訳ありませんでした、という気持ちを表すのは大事ですが、それ以上に重要なのは「それをバネに成長できるか」ということ。

「残念ながら至らないところもありましたが、これに関しては予定通りできました!」「明日は○○といった理由で、目標を達成できる見込みです」など、前向きな結果を踏まえて作成すれば、今後も期待できる社員だと思ってもらえるでしょう。
ただし、これからも頑張ります、努力しますなど、感情を込めすぎて主観的な文章になってしまうのはNG。
あくまでも客観的に、実際に達成できたことのみを記入しましょう。

「できたこと」「達成したこと」を振り返ろう!

・昨日までの自分と今日の自分で進歩した点はどこか?
・今日できたこと・よかったことは何か?
・今日自分は一日の仕事から何を感じたのか?
・明日はもっとよくなるためにどうしたらいいか?

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2898

今日の一言
今日の売上目標50万円に対する達成率は70%にとどまり、未達でした。
一方で明日の間際の予約がいつもよりも20人ほど多く入ってきて、明日は売上目標を10%ほど上回って達成できそうです。
特に、ここ数日実施したキャンペーンが奏功したようです。キャンペーンは残り1週間ですが、今後もこの施策を定期的に開催していきたいと思います。

出典:http://www.getgamba.com/guide/archives/2898

「達成できたこと」はルール化する!

「うまくいったこと」はこれからも続けるべきなので、具体的な行動に落とし込んで「マイルール」として定着させます。

出典:http://ebook.itmedia.co.jp/ebook/articles/1308/27/news115.html

ミスや未達成のことに関しては、具体的な改善策を考える!

「うまくいかなかったこと」は、もちろん改善しなければなりません。こちらも、具体的な行動に落とし込むようにしましょう。かかった時間、売り上など、「数字」を出して考えると、具体的な改善案を考えやすくなります。

出典:http://ebook.itmedia.co.jp/ebook/articles/1308/27/news115.html

ポイント③ 「感謝」はOK!「感想」はNG!

出典:https://www.pakutaso.com/20130224056post-2455.html

最後にご紹介するのは「指導してくれた上司や先輩への感謝を述べ、明日からの目標を書く」というもの。
ただし、「○○さんはいつもお客様に笑顔で対応なさっていて、すごいなあと思いました」など、上司や先輩に対する評価を入れてしまうと失礼ですし、ただの感想文になってしまうので、できるだけ簡潔に書くよう気をつけてください。

明日からの目標に関しても「自分の長所は○○だと思うので、より一層○○できるよう頑張ります!」では自己分析になってしまいますから、具体的に「○○さんにご指導頂いた通り、明日から○○を徹底致します」とすると良いでしょう。

指導者や、お世話になった人への感謝を述べる!

良い例
「○○さんにはいつもお忙しいなか親切に教えていただき、すごくうれしく思っています」
「○○さんの仕事の進め方を見て、素晴らしいと思いました。私も見習って、お客さまにお渡しする際には必ず指さし確認を行おうと思います」

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

「自己分析」はしない!

自己分析は、不要です。それは上司・先輩が判断することです。

悪い例
「つくづく自分はほめられて伸びるタイプだと思いました」
「失敗から学ばないなぁと自分であきれます」

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/dailyreport.html

「思いました」はNG!

業務日誌・業務日誌の注意点として、特に所感でやってしまいがちの「~と思いました」で締める書き方です。「~と思います」は問題ありませんが、「~と思いました」だとそこで完結してしまって、ただの感想になってしまうので、使わないようにしましょう。

出典:http://careerpark.jp/5416

また、新人でまだ業務内容を理解し終えていないうちに「社内マニュアルの改善案」など、既に決まっている手順や方法について意見を述べるのはやめた方が良いとのこと。

コツを掴んで、要領よくしっかりとした日報を書こう!

いかがでしょうか?新人のうちは面倒に思えてしまう日報ですが、準備さえしっかりと行っていれば素早く仕上げることができるのですね。
日報は自分の評価を上げ下げするだけでなく、後に問題解決のヒントになったり、スキルアップに繋がったりしますので、できるだけ真面目に作成しましょう。

また、基本的な書き方や内容は一緒ですが、会社や部署によっては少々内容が異なることもありますので、先輩や上司にこまめに確認すると安心です。
提出前に自分でもよく見直し、書き漏れや間違いがないか注意してみてくださいね。

「適当に済ませる」はNG!評価される日報の書き方3つ