イメージを一新できるビジネスマナー！電話対応のいろは10選

1・電話には早く出るべし！

受信時は３コール以内で受話器を取る

出典：http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukekata.html

電話を受け取るときは、早く出るようにします。
理想は3コール以内。
3コール以内に出たときは、「おはようございます」、「お電話ありがとうございます」という言葉を付けて出ます。
それ以上待たせた場合は、「お待たせいたしました」等の言葉を付けて対応しましょう。

2・メモを取る準備をする

シートを用意しておくと便利。

出典：http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/manner/vol3/

電話対応のときは、必ずメモを取りましょう。
伝える内容に間違いがあると先方に失礼です。
また、ノートの端などに取るのはNG。
きちんとメモ用紙を用意しておきましょう。

3・「もしもし」は絶対にダメ！

電話で「もしもし」は絶対にダメです。
電話相手は友だちではありません。
出たのはあなたですが、会社の一員として出ています。
出たときは「はい、～会社です」としっかり答えましょう。

4・電話でも笑顔を作って明るく

態度は必ず相手に伝わってしまうものです。

出典：http://liginc.co.jp/life/useful-info/105172

電話対応をするときも表情は明るくしましょう。
顔が見えないからと言って適当に対応していると、それが声に出てしまうもの。
また、普段以上に声のトーンへ配慮しましょう。
電話越しに低い声だと苛立っているように聞こえます。

5・知らない人にもしっかりと挨拶する

電話に出たとき、あなたは会社の一員として出ています。
相手が知らない人でも絶対に挨拶を抜かないように。
「いつもお世話になっております」などはしっかりと言いましょう。
また、相手が名乗らない場合もこちらから誰なのか聞いておきましょう。

6・別の人につなぐときは保留にする

近年の電話は感度がいいので、周りの話が筒抜けです。

出典：http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/manner/vol3/

電話を誰かにつなぐとき、保留にしましょう。
電話の音は意外と相手に伝わっているもの。
必ず保留にしてつなぎましょう。

7・相手を待たせてはダメ！

電話対応で難しいと思うのは、誰かにすぐ取り次ぐ必要がある場合です。
しかし、取り次ぎ先がいないこともあるでしょう。
そんなときは、折り返し電話の有無を確認します。
もしくは、先方からの用件をしっかり聞き取っておきましょう。

8・メモの内容を復唱する

メモを取った場合は、確認のため必ず復唱しましょう。
伝言内容に不備があると会社の信用にかかわります。
内容をひとつずつ確認してから切ります。

9・電話は丁寧に切る

「ガチャ」という音が耳に伝わると、非常に耳障り。
相手が切ったのを確認してから切りましょう。
電話のフックを押してから受話器を置くのがベター。

10・メモの内容をまとめる

メモの内容がわからないと意味がありません。
要点をしっかりとまとめてわかるようにしておきます。
また、聞くときにも5W1Hを意識するように！

ビジネスマナーを押さえてワンランク上の社会人に！

社会とは自分1人で成り立っていません。
それは会社も一緒。
会社の電話に出るということは、会社の代表として出ていることも一緒です。
しっかりとビジネスマナーを押さえて社会人の一員となりましょう！