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イメージを一新できるビジネスマナー!電話対応のいろは10選
ビジネスになれていない人にとって怖いもの。それは電話のマナーだと思います。電話対応は会社全体の印象と直結しているもの。そのため、ついミスがないように喋っておかしいことになることも……。そこで、ミスのないように最低限気を付けておきたい10のマナーを知っておきましょう。
1・電話には早く出るべし!
受信時は3コール以内で受話器を取る
電話を受け取るときは、早く出るようにします。
理想は3コール以内。
3コール以内に出たときは、「おはようございます」、「お電話ありがとうございます」という言葉を付けて出ます。
それ以上待たせた場合は、「お待たせいたしました」等の言葉を付けて対応しましょう。
2・メモを取る準備をする
シートを用意しておくと便利。
電話対応のときは、必ずメモを取りましょう。
伝える内容に間違いがあると先方に失礼です。
また、ノートの端などに取るのはNG。
きちんとメモ用紙を用意しておきましょう。
3・「もしもし」は絶対にダメ!
電話で「もしもし」は絶対にダメです。
電話相手は友だちではありません。
出たのはあなたですが、会社の一員として出ています。
出たときは「はい、~会社です」としっかり答えましょう。
4・電話でも笑顔を作って明るく
態度は必ず相手に伝わってしまうものです。
電話対応をするときも表情は明るくしましょう。
顔が見えないからと言って適当に対応していると、それが声に出てしまうもの。
また、普段以上に声のトーンへ配慮しましょう。
電話越しに低い声だと苛立っているように聞こえます。
5・知らない人にもしっかりと挨拶する
電話に出たとき、あなたは会社の一員として出ています。
相手が知らない人でも絶対に挨拶を抜かないように。
「いつもお世話になっております」などはしっかりと言いましょう。
また、相手が名乗らない場合もこちらから誰なのか聞いておきましょう。
6・別の人につなぐときは保留にする
近年の電話は感度がいいので、周りの話が筒抜けです。
電話を誰かにつなぐとき、保留にしましょう。
電話の音は意外と相手に伝わっているもの。
必ず保留にしてつなぎましょう。
7・相手を待たせてはダメ!
電話対応で難しいと思うのは、誰かにすぐ取り次ぐ必要がある場合です。
しかし、取り次ぎ先がいないこともあるでしょう。
そんなときは、折り返し電話の有無を確認します。
もしくは、先方からの用件をしっかり聞き取っておきましょう。
8・メモの内容を復唱する
メモを取った場合は、確認のため必ず復唱しましょう。
伝言内容に不備があると会社の信用にかかわります。
内容をひとつずつ確認してから切ります。
9・電話は丁寧に切る
「ガチャ」という音が耳に伝わると、非常に耳障り。
相手が切ったのを確認してから切りましょう。
電話のフックを押してから受話器を置くのがベター。
10・メモの内容をまとめる
メモの内容がわからないと意味がありません。
要点をしっかりとまとめてわかるようにしておきます。
また、聞くときにも5W1Hを意識するように!
ビジネスマナーを押さえてワンランク上の社会人に!
社会とは自分1人で成り立っていません。
それは会社も一緒。
会社の電話に出るということは、会社の代表として出ていることも一緒です。
しっかりとビジネスマナーを押さえて社会人の一員となりましょう!