書き方で上司の印象が変わる！？「始末書」の目的＆適切な作成方法とは

反省文とは違うの？「始末書」の目的を知っておこう！

そもそも始末書とは何かというと、例えば仕事で大きなミスやトラブルを起こしてしまい、会社に多大な損失を与えてしまった際「自分の過失を認め、謝罪と共にその事情を書いて提出する文書」のことです。
字面だけを見るといわゆる「反省文」と同じもののように感じますが、始末書は実は法的にも重要な意味を持ちます。

会社にとって始末書を書かせるという行為は「その社員に非があるという事実（証拠）を本人の手によって文書にし、会社が必要な指導を行ったり弁明の機会を与えたりした記録を残す」ことに繋がるのです。
つまり、その社員を解雇しなければならなくなった時「決して不当な扱いをしたわけでなく、改善が見られなかったので仕方なく解雇した」と証明するための書類なのですね。

始末書を書かされるってことは、イコール解雇なの……？と不安になってしまいますが、あくまでも「改善が見込めなければ解雇も検討する」というものですから、提出したらすぐに辞めてもらう！なんてことは普通ありません。
誠意を持って作成し、今後は同じ間違い（同レベルのミス）を繰り返さないよう、気を引き締めて品行方正な勤務態度で臨みましょう。

始末書は、業務における過失の内容や謝罪等を記入し、再発防止を約束させるための書類！

始末書（しまつしょ、しまつがきとも）とは、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を明らかにするとともに謝罪し、再発させないことを誓約するための書類。

出典：https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%A7%8B%E6%9C%AB%E6%9B%B8

会社にとって最も重要な意味は「本人直筆の証拠を得る」こと！

最も重要な目的は、労働者が不祥事を起こしたことについて、本人直筆の書面の証拠を確保するということです。つまり、今後この労働者を解雇せざるを得なくなった場面において、労働契約法第16条・解雇権濫用法理を充足させるべく、過去の労働者の非違行為の事実、および会社が指導を行ったという記録を残すことになるわけです。

出典：http://d.hatena.ne.jp/kmayama/20130603/p1

始末書＝解雇ではない！同じ失敗を繰り返さないように気を付けて

始末書を提出したからといっても、
すぐに「懲戒解雇」といった
重い処分になる事はあまり考えられません。

労働契約法という法律により、
懲戒解雇処分に相当するような、
合理的な理由があり、

社会通念上においても
やむを得ないと判断をされた時に
そこまでの処分が下される事となります。

出典：http://xn--w8j5c010nd8jrpbba86a.com/tyoukaikaiko.html

要するに、何度もミスや職務怠慢を繰り返し、それでも会社は心ある指導や教育をして改善するための努力をしたのに、それでも本人が行いを改める気持ちが見えなければ、懲戒解雇されても文句は言えないし、法律も守ってくれないということです。

出典：http://stgrt.com/jyoushiki/kaisya-imiai.html

テンプレートは会社による！「始末書」の適切な書き方とは？

では、始末書はどのように作成すれば良いかですが、まず「テンプレート」は会社に特定の書式がある場合も考えられるので、上司や先輩などに尋ねてみましょう。
基本的にはパソコンで構いませんが、読みやすい文字を書ける方は誠意や人間味を表すために手書きで作成するのもおすすめです。

内容としては「いつ、どこで」「どんなことが起こって」「何が原因で」をポイントに、その時の状況を細かく書き記します。
原因を記した後は、「多大なご迷惑をおかけ致しまして、誠に申し訳ございませんでした。深く反省しております」と謝罪の言葉を書き、「二度とこのようなことを繰り返さぬように今後は気を引き締めて～」といった風に、これからの決意をしっかりと表明してください。

最後に、「（今回に限り）寛大な処置をお願い申し上げます」と、会社からの慈悲を願う言葉を書き入れます。
始末書の内容を要約すると、つまるところ「これこれこのように、皆様にご迷惑をおかけ致しました。今後は気を付けますので許してください」ということですね。

内容だけ抜き出すとシンプルですが、どう書けば良いか迷う……という方のために、今回は下に例文集もご紹介しています。
ただし気持ちがしっかりと伝わるように、例文をそのまま書き写すのではなくなるべく自分の言葉で書きましょう。

会社専用の書式がある場合も！ミスの原因や謝罪の内容をしっかり書き記そう

・自筆で書き、会社に特定の書式があれば、それに従います。
・いつ、どのような不祥事をし、過失が自分にあることを簡潔に記して詫び、同じ過ちを繰り返さない旨を誓って、寛大な処置をお願いする、という形でまとめます。

出典：http://letter.sincerite-shop.com/owabi_ichiran/simatusyo.html

例えば、遅刻やミスによる始末書(遅刻報告書)を書く場合は

・なぜ、遅刻(寝坊)やミスが続いたのか
・謝罪にはどんな考えがあるのか

を明記するのがフォーマットの基本です。

出典：https://careerpark.jp/5048

謝罪はもちろん「今後の対策」も重要！二度と繰り返さないという決意を示そう

始末書のフォーマットには状況説明だけではなく、謝罪、そしてそれを今後どう活かしていくかが重要です。始末書の締め方のコツは、「対策の提案」をすることです。「対策の提案」をすることで、ただの報告書ではなく対策書としての要素も強まり、しっかりと謝罪出来ます。

出典：https://careerpark.jp/5048

これが始末書の5ステップだ！最後に「寛大な措置」を願って終了

⒈不始末の内容　（例. 上司に暴言を吐いた）
⒉不始末の原因　（例. 酒量が過ぎていたため）
⒊お詫び・反省の弁　（例. 深く反省しております）
⒋不始末を繰り返さない旨の弁　（例. 二度と繰り返しません）
⒌寛大な措置を願う弁　（例. 今回に限り寛大な措置を願います）

出典：http://www.shimatsusho-kakikata.com/

始末書文例と書き方 - ProPortal文例集

書類の誤入力や取引先での失敗、火災事故など、様々な場面に合わせた始末書の文例が紹介されています。

わざわざ封筒に入れるの？「始末書」を書いたらこうやって提出しよう！

上記の書き方をふまえ、始末書を作成し終わったらいよいよ「提出」です。
郵送ではなく直接渡す場合でも、基本的には封筒に入れて提出するのが正式な方法だと言われています。
よくドラマや漫画などでも「退職届」や「始末書」と書かれた封筒をやり取りするシーンが見られますが、ああいうことですね。

封筒は白色、無地のものを選び、中央に「始末書」と筆or黒ペンで縦に書き入れます。
郵送でない限り宛名は不要ですが、裏面に自分の所属部署を記しておくと分かりやすいですね。
手渡しなら取り出しやすいよう、封は開いたままで構いません。
郵送なら糊で貼り付けて「〆」の文字を書けば良いですが、セロハンテープを使うと失礼になるのでやめましょう。

始末書は指定されていない限り、「直属の上司」に手渡すのが一番間違いがないと言えるでしょう。
「始末書です」と簡単に渡すのではなく、「始末書を提出致します。どうぞ宜しくお願い申し上げます」と、出来る限り反省が伝わるよう丁寧に。
郵送の場合、宛名には「社長（代表者）名」を書くのが一般的です。

始末書は「封筒」に入れて！郵送か手渡しか、指定された方法で提出しよう

【封筒に入れて提出する】
・会社に始末書を提出する場合、正式には封筒に入れて提出します。
・封筒は白色の無地封筒で、できれば長形4号の二重袋になっている封筒を用います。
・封筒の真ん中に「始末書」と筆または黒ペンで縦書きで書きます。
・封筒には宛名は必要ありませんが、封筒の裏面中央左側に、
あなたが所属している部署名および、あなたの氏名を書きます。

出典：http://shimatusho.net/2012/09/post_11.html

会社で直接提出する場合は、封ののり付けはせずに提出します。
郵送の場合はのりで封をし、封じ目には「封」か「〆」と書きましょう。
セロハンテープでの封はＮＧです。

出典：http://xn--w8j5c010nd8jrpbba86a.com/watasikata.html

特に指定がなければ「直属の上司」に手渡し！頭越しは厳禁

書いた始末書は、直属の上司や社長に手渡しします。
例え、仲のいい会社の幹部や重役がいたとしても、
直属の上司を無視して頭越しで提出するのはやめましょう。

出典：http://shimatusho.net/2012/09/post_11.html

渡す時にはへりくだった態度で！反省が伝わるよう丁寧な言葉でお願いしよう

提出する際には、一言「始末書を提出いたしますので、
どうぞ取り計らいをお願いたします。」と謝罪の言葉を添えて、
提出しましょう。

出典：http://shimatusho.net/2012/09/post_11.html

諦めるのはまだ早い！適切な書き方で始末書を用意し、謝罪と決意を示そう

いかがでしょうか？始末書は一見シンプルな形式に思えますが、会社にとっても社員にとっても非常に重要な書類なのですね。
中には「始末書を書かされるなんて、もう評価は上がらないだろうな……」「解雇されたらどうしよう！？」と不安になる方もいるでしょうが、お話した通りあくまでも評価の目安となるものですから、諦めずに熱意が伝わる書き方で始末書を用意しましょう。

しっかりとしたマナーで始末書を作成＆提出し、その後は気を引き締めてより一層仕事に励めば、きっと挽回のチャンスが与えられるはずですよ。