美侍

コツを押さえれば怖くない!デキる「議事録」の書き方で周囲と差を付けよう

会議や打ち合わせなどの内容を記録し、上司やお客様などに分かりやすく伝えるための「議事録」。しかし、社会人になりたてだと一体どう書けば良いのかサッパリ!という人も少なくはありません。今回は「議事録って何か難しそうだけど、どうすればいいんだろう?」と悩むあなたのために、基本&デキる社員だと思われる!議事録の書き方やコツを徹底的にご紹介します。これを読めば、きっともう恐れずに提出できるはず!

その① 議事録の目的は?「基本の構成」&書き方を押さえよう!

出典:http://u-note.me/note/47492935

まず、最初にご紹介するのは議事録の「基本的な構成」。
そもそも議事録を作る目的は、その会議や打ち合わせに出席しなかった方でも「情報を共有」し、誰が何を発言したか、誰が何をすべきかを明確にして「その後のトラブルを回避」するためです。
ですから基本の構成には、会議ならば「会議名」「開始日時と終了日時」「開催場所」「出席者」「会議の趣旨や目的」「決定事項」「会議の概要と発言者の名前」「補足」などの項目が必要となります。

ちなみに、出席者にクライアントが含まれる場合には役職を付け、上司の方から順に書きましょう。

ただし、これはあくまでも基本の書き方であって、全て盛り込む必要はありません。
後述しますが一番重要なのは「趣旨」と「結果」なので、それをきちんと書き留めることを優先します。
また、議事録を頼まれたからといって会議中に作成するのは難しいため、会議中は議題や発言の内容をメモしておき、後からそれを見つつまとめるのがおすすめです。
スマホで録音したり入力したりするのも構いませんが、中には良く思わない方もいるので、会議の前に「遊びではなく、議事録を作成するためにメモを取っています」と説明しましょう。

議事録の目的は「情報の共有」および「トラブルの回避」!

 議事録とは会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文書です。
人類の歴史をひもといても、会議は常に重要な役割を果たしており、それは現代社会においても同様です。

出典:https://www.gijiroku.co.jp/tubo/writting.html

「誰が何を発言したか」を明確にすることによって、トラブルを防ぎ、決定事項が口約束になることを防ぐことができます。 また、社外関係者との会議の議事録は、覚書と同等な契約書になり、会社間の約束事にもなります。

出典:https://www.gijiroku.co.jp/tubo/writting.html

会社ごとにフォーマットがある場合も!「基本の構成」を参考にして作成しよう

・会議名
・開始日時と終了日時
・開催場所
・出席者(クライアント同席の場合は役職名を付け、役職が上の人から記載)
・会議の趣旨や目的
・決定事項
・会議の概要と発言者の名前
・補足

出典:http://next.rikunabi.com/journal/entry/20160510_1

会社ごとにそれぞれ議事録のフォーマットがあると思います。フォーマットに沿って過去の議事録を参考にしながら書けば、必要な情報の抜け・漏れを防ぐことができ、作成時間も短縮できます。文章のトーンや語尾だけでなく、余白も統一させましょう。

出典:http://next.rikunabi.com/journal/entry/20160510_1

会議中はひたすら「メモを取る」!その場で仕上げようと思わなくてOK

会議中は議事録を書くために必要なことをメモしておいて、
あとからまとめるのがおすすめです。

また、会議の内容を把握しながらメモを取るのが難しいという場合は、
スマホやレコーダーなどで会議の様子を録音しておきましょう。

出典:http://gokyoji.com/?p=1621

スマホなどでメモを取りたい場合は、少し注意が必要です。
一見スマホをただいじっているように見えてしまうので、
社内の他の人がそういったことに厳しい場合は予め、
「私スマホでメモを取るのが一番効率が良いみたいなんです~」と触れ回っておきましょう。

出典:http://gokyoji.com/?p=1621

「お客様との打ち合わせ」議事録は、微妙に項目が変わってくるので注意!

また、会議ではなく営業活動において「お客様との打ち合わせ」の内容を議事録にまとめる場合は、少し項目欄が変わってくるので注意します。
こちらは打ち合わせ相手や記入者、日時、場所などを書き記した後、件名や内容、備考などを入れるようにしましょう。

・相手…打ち合わせ相手。お客さま等
・記入者
・日付
・時刻
・場所
・備考
・件名

出典:http://template.k-solution.info/2014/05/_01_1_55.html

その② もっと「デキる」議事録になる!上手い書き方のポイントは?

では、基本的な議事録の項目を押さえつつ、更に「出来る」ものになる書き方を見ていきましょう。
まず、大事なことは前述した通り「趣旨」と「結果」を明確にすること。
もっと言えば、上司や先輩など読み手が気になるのは結果なわけですから、日付や会議の趣旨などを記入した後にはすぐ「結論」を書くのも手です。

また、議事録は表題→内容要旨(ここに上記の結果を入れる)→詳細内容の順に詳しくなる(分量が多くなる)のが望ましいとされているため、要旨の部分までは200字以内におさめ、パッと見理解できるようにしておくと高評価。
適度な余白があり、体裁が整った「美しい書類」にすることもポイントですから、議事録とはいえ通常提出する書類と同じように綺麗に作成しましょう。

会議では発言が横道に逸れることもあるので、馬鹿正直に全て記述するのではなく「結論に必要ないと思われたところは省く」努力も必要です。
ただし、省きすぎて内容が事実から離れてしまうのも問題ですから、全体の流れに違和感が生じないよう体系的に(一定の原理に従い、論理的にまとめること)書くようしてくださいね。

結果から書くのも手!読み手が知りたいことを意識して書こう

 例えば、商品の価格を決定する会議があったとします。この場合に共有しておきたいのは、価格がいくらになったのかという点です。会議で結論が出なかったのであれば、結論が出なかったという結果を事実として共有します。そこで会議の日付と場所の次には「結論」を最初に記して、「商品の価格は○円に決定」とし、その次に「理由」を箇条書きにしていきます。

出典:http://u-note.me/note/47492935

読み手が知りたい事を考えて書く
「議事録」においては、読み手(ほとんどの場合、上司やお客さま)が知りたい事を書いてある文章であることが求められます。何よりもまず、誰がどのような目的で読むかを意識して書くことが、「ほめられる」議事録を書くためには重要です。

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html

要旨はサッと読めるよう「200字程度」で!見栄えよく体裁を整えよう

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html

簡潔に書く
簡潔とは、端的に言うと「1文50字×4行=200字程度」で書くことです。この内容なら一目で読めます。ただし、議事録には、端的であると同時に詳細な内容も要求されますので、要旨を200字程度で書く事を心がけてください。

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html

※見栄えのポイント
①適度な余白があること
②文字が一方に片寄っていないこと
③できるだけ一文の長さが揃っていること

出典:http://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html

発言内容は全て書かず、適宜無駄を省くのが正しい書き方!ただし事実からはかけ離れないように

  ・議論している部分の背景・目的・手順を把握し重点ポイントを探る。

  ・その上で順次拡大していく。

  ・この時も事実からかけ離れない事を意識する

出典:http://moon-water.org/consul/04pointview/sub4_c6.htm

  ・会合での議論は、話題がいったりきたり、

   会合議事には直接関係のない話題、話題の深さ・浅さの違い、

   各人が関心をもっている視点の違い、尻切れトンボで終わる場合、

   など漏れやダブリがある。


   漏れやダブリをなくす為に体系化を意識する。

出典:http://moon-water.org/consul/04pointview/sub4_c6.htm

その③ 思わぬところに落とし穴が!?議事録を書く&提出する時の「注意点」とは

出典:https://www.pakutaso.com/20170158026post-10153.html

最後に、議事録を書く&提出する上での注意点についてもご紹介しておきます。
まず、議事録の提出は「出来る限り早く」行うことが重要です。
議事録に書かれた内容は一刻も早く部署内、会社内で共有すべき情報ですから、特に決まりがなくても数時間以内には提出しましょう。
企業によっては会議後2時間以内といった風に、制約が存在するところもあります。
新入社員で慣れない場合であっても、24時間以内に出すのがベストです。

また、議事録は感想文ではありませんから、「自分はこの会議を通してこう考えました」というように、主観を交えた記述はしないようにします。
最後に、議事録を決して軽視しないこと。
議事録は大抵新入社員に任されると言われるほど、仕事の内容を把握するのに効果的なものです。
つまり大きな評価の対象になるということですから、どうせ会議の内容を写すだけだし……と適当に作成するのはやめましょう。

企業によっては数時間以内という制約も!?「出来る限り早く提出する」

会議中になるべく多くの発言内容をメモしておき、終了後1時間以内にポイントをまとめ、作成するのがベストです。慣れないうちは先輩や上司にチェックしてもらい、遅くとも24時間以内にはクライアントに提出するようにしましょう。

出典:http://next.rikunabi.com/journal/entry/20160510_1

議事録は感想文じゃない!「自分の主観を入れない」のが基本の書き方

事実を漏れなく記載する事を心がけ継続する

  ・主観は入れない(自分のフィルターを通すと事実ではなくなる)
  ・主観は議事録とは別にメモをする→次のステップにつなげる

出典:http://moon-water.org/consul/04pointview/sub4_c6.htm

上司からの評価に繋がる!「議事録を軽視し、適当に書く」のはNG

議事録や会議録は下っ端の仕事と思ってはいけません。議事録の作成はある意味アピールするチャンスなんです。
議事録のフォーマット作りに欠かせない的確にまとめられる能力は、仕事の格を引き上げる大きなポイントになりますよ。

出典:https://careerpark.jp/5003#head47

「目的」と「流れ」を意識することが大事!完璧な議事録で上司を驚かせよう

いかがでしょうか?議事録は「会議や打ち合わせの目的」と「結果までの流れ」を意識して作成することが重要なのですね。
はじめのうちはなかなか上手くいかないかもしれませんが、上司や先輩に尋ねつつ毎回丁寧に議事録を作成して行きましょう。

前述した通り議事録は評価の対象となり得るものですから、ぜひ書き方をマスターし、完璧に作成して上司をあっと言わせてくださいね。

コツを押さえれば怖くない!デキる「議事録」の書き方で周囲と差を付けよう