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就活フィニッシュまで秒読み!「内定承諾書」の送り方は?添え状は必要?

希望先の企業から内定通知を貰ったら、送らなければならないのが「内定承諾書」。つまり、御社に就職させて頂きます!という本格的な意思表示を伝える書類ですね。今回は「内定承諾書ってどう送るの?失礼があったらヤバいよな……」「添え状って必要?まさか間違いがあったら内定取り消しとか……?」と不安に思うあなたのために、内定承諾書および添え状の書き方&送り方をまとめてみました!ぜひご参考ください。

「内定承諾書」は基本的に企業から送られてくる!記入捺印して返送しよう

出典:http://kisotsu-navi.com/archives/243

そもそも内定承諾書って自分で用意するの?と疑問に思う方がいるでしょうが、これは基本的に内定通知と共に企業から送られてきます。
内定承諾書は就職の意志を確認する書類であり、正当な理由がなければ出来る限り入社して欲しい、という企業からのメッセージでもあります。
企業からの内定承諾書が同封されている場合は、基本的に書かれている通り署名して捺印するだけで良いので、書き方自体は簡単です。

返信用封筒があればそれに入れて送りますが、送り方については後述致します。
ちなみに、内定承諾書を送ってしまったらもう絶対就職しなきゃいけないんでしょ?と、複数企業から内定をもらった人は迷うかもしれませんが、一応法的拘束力はないそうです。
ただし、内定辞退をする場合、研修費や備品などの金額を損害賠償される恐れもありますので、内定承諾書に書かれている内容の中に辞退に関する記述がないかしっかり確認しましょう。

内定承諾書は「就職の意志を確認する」書類!新卒者にプレッシャーをかける狙いも

内定承諾書とは内定誓約書とも言い、書面において、内定を承諾することを確認するための書類です。 企業側にとっては、応募者に内定を出しても、本当に入社してくれるかどうかは瞬時には分かりません。そこで、応募者本人が内定に対して納得しているかどうかを判断するために、書面上で誓約書を交わし、捺印させたうえで内定を出すという手順を踏んでいます。

出典:https://careerpark.jp/41917

内定承諾書は2つの意味を持ちます。

1つは内定を出しましたよという証明の意味、ただしこちらはあまりメインではありません。重要なのは2つ目の意味です。2つ目の意味は、内定を出すので正当な理由以外は入社してください、という意味です。これを書類という形で学生に書かせることで、精神的にもプレッシャーをかけているのです。

出典:http://engineer-shukatu.jp/archives/26536

書類は署名・捺印し、返信用封筒があればそれに入れて送る!

この内定承諾書(入社承諾書)に、署名、捺印をして会社に提出します。こういった入社誓約書が内定承諾書と同封されている場合には、返信用封筒も同封されている事が多く、その場合には郵送で署名捺印済みの入社承諾書を返送する必要があります。

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内定承諾書に「法的効力」はナシ!送った=絶対断れないというわけではない

内定承諾書には法的効力はありません。あくまで内定承諾書は上述しているように企業と学生とが交わす入社約束を証明するものであり、それを破ったからといって法的に罰則が発生することはありません。

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ただし、「損害賠償」を請求されることも……提出書類の記述をしっかり確認しよう!

しかし、内定辞退によって企業側から損害賠償を求められることはありえます。労働基準法第16条には「使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、または損害賠償額を予定する契約をしてはならない」とありますが、あらかじめ予定として違約金を定めることがいけないだけで、実際に内定辞退をされて生じた損害(研修費や備品)を請求することは理論上は可能なのです。

そのため、内定後に提出する書類に損害賠償に関する記述がないかしっかり確認することが大切です。

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内定承諾書と一緒に入れるべし!「添え状」の書き方をチェックしよう

出典:http://template.k-solution.info/2014/09/_02_word_1_49.html

内定承諾書を送る際は、返信用封筒があればそれに入れてポストに投函します。
しかし、書類1枚サッと入れて送るだけではいけません。
一般的なビジネスマナーとして、書類を送る際には「添え状」というものを同封します。
これは書類を送った意図と同封物の確認(中身や部数など)を記入するもので、ミスや漏れを防ぐ意味でも非常に重要な書面です。
なければ必ず内定取り消しになるわけではありませんが、少なくとも印象は全く違いますから、同封しておきましょう。

添え状には日付と宛先名、差出人名、タイトル(内定承諾書送付について、等)を記載し、本文は時候の挨拶から始めます。
下部には「記」という文字を記し、同封書類の書名と部数を書き入れましょう。
最後に「以上」と右端に記したら終了です。
このように簡素な作りで構いませんが、もっと丁寧に書きたければ今後の豊富や目標などを入れ、印象アップを図るのもおすすめです。

最悪不採用もあり得る!?添え状は「マナー&書類の漏れを防ぐ」重要なもの

日本において添え状は、書類を郵送したり、ファックスを送る際、書類の概要を分かりやすく示すと共に、枚数などに漏れが無いことを防ぐのを役目としています。企業間において、書類を送る場合には添え状を入れるのが礼儀として一般的であり、ファックス同様に書類の漏れや内容にミスが無いことを防ぐ役割を果たすのです。 これは内定承諾書・入社承諾書でも同様です。

出典:https://careerpark.jp/32440

基本的に添え状はビジネスでの慣習となっていますので、添え状が無いのは違和感につながります。
絶対に採用したいという状態になっていれば、見逃すということもあるかもしれません。しかし、採用当落線上である場合、マイナスに働き不採用となってしまう可能性もあります。

出典:https://careerpark.jp/32440

日付や宛先、書類の意図(題名)や挨拶、同封書類についてなどを漏れなく書こう!

■日付
■宛先名
■差出人の情報(名前、住所、連絡先など)
■題名
■挨拶(拝啓・敬具)+本題
■記書き
■送付書類の種類、部数
■「以上」

出典:https://careerpark.jp/32440

添え状に書く内容
・会社名、送り先部署名、担当者名

・本文のタイトル

・拝啓または謹啓、時候の挨拶

・内定に対するお礼

・本題

・抱負などを込めた締めの言葉

・敬具

・添付書類の内容
記載例:記 内定承諾書1部

・日付

・自分の名前

・以上と記す

出典:http://www.rirekisyodo.com/job-hunt/joboffer-writtenconsent.html

簡潔でOKだけど、今後の豊富や目標などを入れて丁寧に書くのもおすすめ!

拝啓

新緑の候、貴社におかれましては、ますますご発展のことと存じます。
この度は、内定を頂き誠にありがとうございました。来年4月から貴社で働けることに非常に嬉しく思っております。

これからは学業やクラブ活動に力を入れ、学生生活最後の年を悔いの残らないように過ごそうと考えております。

また、入社後は○○検定などの資格取得にも積極的に挑戦し、常に自分を高めていきたいと思っております。
そして○○に関してだけではなく、様々な状況で信頼される人間になれるように努めていきたいと思っております。

つきましては入社承諾書を同封させて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

敬具

出典:https://careerpark.jp/32440

最後まで油断しない!内定承諾書と添え状の必勝「送り方」マナーとは?

出典:https://www.pakutaso.com/20150738190post-1.html

最後に、内定承諾書と添え状を送る時のマナーをご紹介しましょう。
まず、返信用封筒がない場合には、基本的には「送られてきた形式と同じ」ように返送します。
例えばA4サイズの封筒で書類を折らずに送られてきたら、A4サイズの封筒で送りますし、三つ折りや四つ折りなど小さな封筒で送られてきた場合にも、その通りのサイズで返送してください。

返信用封筒を使う時は、大抵向こうがへりくだって送り先の最後に「行(いき)」を付けていることが多いので、二重線で消して会社宛てなら「御中」、担当者宛てなら「様」を横に書きましょう。
封筒の表側は、A4サイズなら縦書きでも横書きでも構いませんが、縦長封筒の場合は縦書きが望ましいとされています。
裏には自分の住所氏名を書きますが、この時出身校(大学)名と学部名を一緒に入れておいた方が、分かりやすくておすすめです。

返信用封筒がない場合には「送られてきた形式」と同じように返送する!

送られてきた状態によって、返送方法も若干異なりますので注意しましょう。


クリアファイルに入った状態で送られてきた場合

クリアファイルに入った状態で入るサイズの封筒にいれ、返送しましょう。

色のオススメは白ですが、茶封筒でも大丈夫です。

出典:http://xn--08j8j5bvdte041tvoez19by7gfz7f.com/info/%E5%86%85%E5%AE%9A%E6%89%BF%E8%AB%BE%E6%9B%B8%E3%82%92%E9%80%81%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E5%B0%81%E7%AD%92%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%81%8D%E6%96%B9%EF%BC%88%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%82%BA%E3%83%BB%E8%89%B2

三つ折りまたは四つ折りで、送られてきた場合は、同じ折り目のまま入る封筒で返送するか、先ほど解説したようにクリアファイルに入れて返送しても大丈夫です。

封筒の色は、白がおすすめですが、茶封筒でもOKです。

出典:http://xn--08j8j5bvdte041tvoez19by7gfz7f.com/info/%E5%86%85%E5%AE%9A%E6%89%BF%E8%AB%BE%E6%9B%B8%E3%82%92%E9%80%81%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E5%B0%81%E7%AD%92%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%81%8D%E6%96%B9%EF%BC%88%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%82%BA%E3%83%BB%E8%89%B2

返信用封筒を使う場合、企業名の「行」を消して「御中」や「様」に書き換えよう!

返信用封筒を使用する際に注意すべきことは、宛名の部分にすでに企業名が印字されていると思います。「○○株式会社 人事部 行」となっていたら、最後についている「行」を二重線で消し、「御中」に書き換えてください。また、宛名の最後が担当者名ならば同じように「行」を二重線で消し、「様」に書き換えましょう。

出典:http://www.rirekisyodo.com/job-hunt/joboffer-writtenconsent.html

A4サイズなら、封筒の表面は縦書きでも横書きでもOK!

封筒の書き方ですが、A4サイズの封筒なら縦書き・横書きのどちらでも大丈夫です。

縦長の封筒の場合は、縦書きが望ましいです。

まずは、右上に郵便番号。そして、右端に住所、真ん中に会社名と担当部署・担当者の名前に様をつけます。

出典:http://xn--08j8j5bvdte041tvoez19by7gfz7f.com/info/%E5%86%85%E5%AE%9A%E6%89%BF%E8%AB%BE%E6%9B%B8%E3%82%92%E9%80%81%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E5%B0%81%E7%AD%92%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%81%8D%E6%96%B9%EF%BC%88%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%82%BA%E3%83%BB%E8%89%B2

裏には自分の情報を!住所氏名だけでなく、出身校と学部名も添えて

封筒の裏には、自分の情報を

裏には、差出人である、自分の郵便番号に住所名前と大学名学部を添えましょう。

日付を書きたい場合は(日付は書かなくてもOK)裏の左上に○月○日を書きます。

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実は書類の入れ方にもマナーが!?A4サイズと三つ折りで違うので注意しよう

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また、書類の入れ方にもマナーがあるよう。
A4サイズの場合、書類をクリアファイルに入れて曲がりにくいようにしてから、封筒の表側と書類の文面の表側が同じ向きになるように入れます。
縦長封筒の場合は、書類の書き出しの方が上に来るように三つ折り、あるいは四つ折りにしてから、開いた時右上の端に来る部分が封筒の裏面右上に来るように入れます。

送るタイミングは届いたらすぐ!万が一遅れる場合は企業側に電話で伝えよう

送るタイミングは届いたらすぐが良いでしょう。
大抵「提出期限」が記されているため、家族の同意や大学に何か取りに行かなければならない証明などがあれば、それに間に合うよう送ります。
万が一内定通知が届くの自体が遅れてしまい、内定承諾書と添え状を送るのがどうしても間に合わない場合は無理やり速達を使うよりまず企業に連絡を!

内定承諾書と添え状を出すタイミングですが、内定を頂いたらすぐに出すのがベストです。遅くとも提出期限までには必ず出すようにしましょう。

出典:http://www.rirekisyodo.com/job-hunt/joboffer-writtenconsent.html

注意してほしいのは、内定承諾書の提出期限日です。

「届いて開封してみたら、提出期限日が明日だった!」という場合は、「開けて即書いて封入し速達で!」という方法もありますが、添え状を書いたり、保護者の一筆が必要な場合もあるかもしれません。

「間に合わない!」と思った時は、提出期限に遅れることを企業側に電話で伝えましょう。

出典:http://xn--08j8j5bvdte041tvoez19by7gfz7f.com/info/%E5%86%85%E5%AE%9A%E6%89%BF%E8%AB%BE%E6%9B%B8%E3%82%92%E9%80%81%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E5%B0%81%E7%AD%92%E3%81%AE%E6%9B%B8%E3%81%8D%E6%96%B9%EF%BC%88%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%82%BA%E3%83%BB%E8%89%B2

全て終われば残りの学校生活はバラ色!内定承諾書と添え状を完璧に送ろう

いかがでしょうか?内定通知が来るとつい浮かれて油断してしまいがちですが、内定承諾書と添え状を送るところまでが就活なのですね。
希望先の企業に内定承諾書と添え状が届いたら、いよいよ就職に向けて今度は研修が入ったり、残りの大学生活をどう過ごすか考えたり……といった日々が待っています。

内定承諾書と添え状まで完璧に仕上げて、ぜひ爽やかな気持ちで最後の学生生活を楽しんでくださいね。

就活フィニッシュまで秒読み!「内定承諾書」の送り方は?添え状は必要?