出世にも繋がる！？社会人には必須な「報,連,相」のノウハウとは

何で大事？「報連相（ほうれんそう）」の意味と重要度とは

報連相とは「報告（上司に業務についての経過や結果を伝える）」「連絡（業務上の重要な事実や決定、取引先との情報などを関係者に伝える）」「相談（仕事に迷った時、上司や周囲の関係者たちにアドバイスをもらう）」ということの頭文字をそれぞれ抜き出したものです。

つまり「社内や関係者同士で仕事に関する情報を共有する」のが目的なのですが、報連相が重要視される理由は、そのメリットの多さにあります。
徹底できれば、ミスを隠ぺいしようとする社員を減らしたり、ミスによる被害を最小限に抑えたり、仕事の進行を滞りなくしたり、効率をアップしたり、取引先からの信用を得たりと、たくさんの利点が存在するのです。

例え個人の仕事が非常によくできたとしても、報連相を怠っていると上司の首を絞めたり、取引先や周囲の関係者と上手く連携を取れなかったりしますから、結果的に「仕事ができない人」「信用できない奴」と思われてしまう恐れもあるのですね。
特に「上司や同僚から仕事の進行状況を尋ねられることが多い」「納期がずれたり、せっかく企画書や書類を作ってもやり直しを求められたりすることが多い」という場合には、報連相が不足しているということですから、注意が必要です。

報連相は「報告」、「連絡」、「相談」の頭文字を取ったもの！

「報告」：通常の担当業務や特に指示された業務に対して、上司にその経過や結果
　　　　　　　　 を告げること
「連絡」：業務上知り得た圭要な事実や決定事項などについて関係者に伝えること
「相談」：迷った際に、上司の判断を仰いだリアドバイスをもらうこと

出典：http://www.business-sol.jp/category/1524269.html

報連相を徹底すれば、ミスの隠ぺいがなくなり大きな損失を防げる！

業務の複雑・煩雑化が増してくると、仕事のミスなどの自分の評価に不利になる
ことを隠す社員がでてきます。
このような状況をなくすにはどのように対応すればいいでしょうか？
組織で仕事を行なう場合、情報を共有しなければなりません。
そこで、ホウレンソウ（報告、連絡、相談）がとても重要になります。

出典：http://www.business-sol.jp/category/1524269.html

こういう時は要注意！もしかして、報連相が足りてないかも……

・上司やクライアントから「これってどうなってる？」と聞かれることがある
・プロジェクトの納期がズレることがある
・提出、納品したもので戻しがあることが多い

などなど、上記項目は報連相が原因で起こりうる可能性がある事柄で、個人としての評価、チーム・会社としてのパフォーマンスを下げているものです。

出典：http://liginc.co.jp/life/useful-info/42527

報告を怠ると、上司からの評価が下がり、会社に大きな損害を与えることも！

報告をしていないと…

・上司に指示された業務の進捗を報告していない⇒上司が不安に陥り、管理コストがかかる
・クレームが発生したけれども、報告をしていない⇒上司の責任が増える、被害を最小限に抑えられない
・プロジェクト進行に変更があったが、変更点を報告していない⇒何かあったときに上司が対応ができない

出典：http://liginc.co.jp/life/useful-info/42527

連絡を怠ると、周囲や取引先からの評価が下がり、進行が遅れてしまう！

連絡をしていないと…

・打合せ時間を当日になって連絡した⇒当日のタスクを各人がコントロールできない
・遅刻してしまった際に事前連絡をしていない⇒不安になる、相手の時間を削ってしまう
・プロジェクトに変更点があったが、連絡していない⇒ズレが生じ、後々に手直しが必要になってくる

出典：http://liginc.co.jp/life/useful-info/42527

相談を怠ると、効率やクオリティの低下を招き、周囲の信用度が下がることも！

相談をしていないと…

・わからないことがあったが相談せず勝手に業務を進めた⇒業務やり直しの可能性
・誰にも相談せずに一人で複数人が関わるプロジェクトを進めた⇒クオリティの低下
・目標が達成しなさそうだったが、相談せずに進み目標が未達成だった⇒上司の責任問題へ発展

出典：http://liginc.co.jp/life/useful-info/42527

どうすれば身に付くの？「報連相」の基本的なノウハウとは！

「進行状況はよく確認されるけど、自分ではちゃんと報連相してるつもりなんだよね……」という方は、もしかしたらその方法が適切ではないのかもしれません。
報連相全てに共通するノウハウとしては、以下のポイントが挙げられます。

①「目的（何のために伝えるのか、自分の意見を含めて伝えたいのか、最終的にアドバイスが欲しいのかなど）をハッキリさせる」
②「伝える対象（上司か同僚か、取引先か？）を考慮し、直接言うか、メールで言うかなど報告や連絡の仕方や、確認してもらえるタイミングを工夫する」
③「伝える事柄を整理し、事実と自分の意見を混同しないように注意する」

例えば「今○○をやってます」「○○についてアドバイスをください」と漠然と伝えるのではなく、相手が確認しやすい方法（メール、1対1、電話など）で「今○○をやっていて、現在○○まで進行しています。あと○日ほどかかる見込みです」「○○についてなんですが、僕個人としては○○のように考えています。しかし、そうすると○○という問題点が出てくるので迷ってしまって……先輩ならこういう時どうされますか？」など、内容や進行状況を明確に、具体的に伝える必要があるのですね。

3つに共通するポイントは「目的」「伝える対象」「伝える事柄」を考えること！

では、報連相のそれぞれのコツについて見てみましょう。
まず「報告」についてですが、これは「素早く、簡潔に、こまめに」が鉄則だとされています。
だらだら、長々と話しても相手の頭に入って行きませんから、内容は明確にしつつも、基本的には手短に、マメに行いましょう。
タイミングとしては、指示を受けた仕事の終了時や、仕事やプロジェクトの進行状況を知らせたい時、新たな情報を入手した時、トラブルが発生してしまった時などが挙げられます。

次に「連絡」についてですが、①誰に②どんな内容を③どんな方法で伝えるか、また④緊急度は高いか⑤秘密度は高いかの5つのポイントに注意すべきだとされています。
相手によって変わるのは言葉遣いだけではありません。
自分の連絡が「相手にとってどのような情報なのか」を考え「的確に受け取ってくれる」伝え方を選びましょう。

「相談」のコツも報告と同じく、3つあります。
相談の内容を明確にしておくこと、なるべく簡潔に、深刻にならないうちに早めに行うことです。
「この程度で相談を仰いだら、できないヤツだと思われる……」と不安になり、つい相談を怠ってしまう人もいますが、放置して手遅れになれば逆に評価を下げる結果になりかねませんので、こまめに行いましょう。

①「目的」を明らかにする

そもそも何のために伝えるのか、行動を起こす前に考えることが大切です。

・事実を伝えるだけでいいのか
・事実を伝えた上で自分の意見を伝えたいのか
・事実を伝えた上で自分の意見を伝え、それに対するアドバイスが欲しいのか

伝えるにあたり目的を明確化することで、相手に分かりやすく伝えることができます。

また、「報・連・相」における共通の目的は情報を共有化することです。それぞれの行動において、情報を共有する意識がなければ相手に伝えたいことは伝わりません。相手に正確に情報を共有してはじめて「報・連・相」は成り立つと言えるでしょう。

出典：http://liskul.com/horenso-12509

②「伝える対象」を考慮する

伝える対象というのは、

・伝える相手(上司なのか、同僚なのか、クライアントなのか等)
・その相手を取り巻く環境(会議なのか、1対1なのか、メールなのか、電話口なのか等)
・相手のタイミング(時間があるのか、時間がないのか等)

のことをさします。これらを考慮することで、伝える手段が変わります。

例えば、相手の人数が少人数で急を要するなら、口頭ベースの簡潔で分かりやすいものでないといけないし、相手が大人数で、時間のある会議の場なら資料を事前に用意し、事前に配布して読んでおいてもらったうえで、伝える必要があるでしょう。

出典：http://liskul.com/horenso-12509

③「伝える事柄」を整理する

伝えるにあたり、「伝える目的」と「伝える対象」を明確にしたら、最後に「伝える事柄」について整理する必要がります。

ポイントとしては、事実と自分の意見を混同しないことです。

事実と意見をきちんと分け、「伝える事柄」を整理したら、最後はそれを最善の手段で伝えるだけです。

例えば、「伝える事柄」が単純な事実のみだったら、口頭で端的に分かりやすく行うことが求められ、「伝える事柄」が複雑で、自分の意見も含む場合には、資料を用意して、相手の理解をうながすようなものが求められるでしょう。

出典：http://liskul.com/horenso-12509

「報告」のコツは3つ！タイミングにも注意して

 1 素早く
 2 簡潔に
 3 こまめに

 また、報告をするタイミングには次のようなものがあります。

 ・指示された仕事が終わったとき
 ・長期間の仕事やプロジェクトの進捗状況を知らせるとき
 ・新しい情報を入手したとき
 ・業務遂行中にトラブルが発生したとき

出典：http://diamond.jp/articles/-/33500?page=2

「連絡」のコツは5つ！内容を整理してから行おう

上司への連絡で気を付けたいポイントとはどんなことでしょうか？
 ポイントは次の5つです。

 1 「誰」に連絡するのか？
 2 どんな「内容」を連絡するのか？
 3 連絡する「方法」は何がいいのか？
 4 「緊急度」はどれくらいなのか？
 5 「秘密度・機密度」はどれくらいなのか？
 
 同じ一つの情報であっても、連絡をする人によって、その情報の内容の届き方が変わってしまいます。連絡をするのが上手な人は、「相手だったら、どんなふうに連絡を受けると、最も効果的に情報を読み取ってくれるのか」という発想に立って、連絡をしています。

出典：http://diamond.jp/articles/-/33500?page=3

「相談」のコツは3つ！深刻になる前に、早めに行おう

 あなたが上司に「相談」する際、気を付けたいのは次の3つです。

 1 悩みの「内容」を明確にしておく
 2 悩みの相談をするときは「簡潔に」話す
 3 悩みを相談する「タイミング」は早めに

出典：http://diamond.jp/articles/-/33500?page=4

文面や言葉遣いも重要！「報連相」の注意点とは

では、報連相を行う際の注意点について見てみましょう。
まず、報告や連絡を早くしなければ！と焦り過ぎて「自分の話を聞いてください！」という自己中心的な態度になってしまうと、いくら報連相を徹底していても評価を下げる恐れがあります。
報連相を行う際には、まず「今お時間宜しいでしょうか？」と相手の都合を確認し、了承を得たら報告や連絡などを行うようにしましょう。
相談については、時間がかかるようならメールや電話などで「今度○○についてご相談したいのですが、お時間を頂けますでしょうか？」と事前にアポを取ると安心です。

報告書や書類を出す時は「報告書です！」と出すのではなく「ご一読ください」「目を通して頂きたいのですが、宜しいでしょうか？」と言葉を添えると、余裕があり信頼がおける印象になります。
また、仕事の成功や失敗を報告する時は「○○の件、大丈夫でした！」「ダメでした」と言うよりも「お陰様で……」「誠に残念ながら……」と冒頭に付けた方が丁寧ですし、はじめから要件が理解できて良いですよね。

少し気を付けるだけで好印象に！「報連相」に最適な言葉遣い

■いま、お時間よろしいでしょうか
突然上司に駆け寄って、報告や相談を始めるのではなく、「いま、お時間よろしいでしょうか」と、相手の都合を確認したうえで話を始めるのがビジネスマナーの基本。その際、先に具体的な用件を述べることが肝心です。例えば、「営業企画の件でご報告したいのですが、いまお時間よろしいでしょうか」と始めるのがよいでしょう。

出典：http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/

■どうぞご覧下さい
報告書を提出する場合も同じです。「○○の案件をまとめた報告書です。どうぞご覧ください（ご一読ください）」「○○の案件をまとめた報告書です。目を通して頂きたいのですが、よろしいでしょうか？」といったように、必ず敬語を使って用件を述べてください。

出典：http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/

■「お蔭様で」「残念ながら」のビジネス枕詞や、クッション言葉
内容に応じて、ビジネス枕言葉やクッション言葉を使い分けましょう。例えば、「成功した」「失敗した」と報告する際には、「お蔭様でイベントは成功しました。動員人数は……、売上高は……」「誠に残念ながら、イベントは失敗に終わりました」と切り出しのがスマートな言葉遣いです。この「お蔭様で」や「誠に残念ながら」といった言葉を文頭に置くだけで、報告を受ける側は、おおよその内容をすぐに把握できるというメリットがあります。

出典：http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/

送信＝完了ではない！メールでの報連相は慎重に

メールでの報連相を行う場合は、顔が見えない分更に慎重になりましょう。
まず、「送信した＝報連相が済んだ」というわけではなく、あくまでも相手が確認してからが完了ですから、緊急の案件なら直接伝えた方が無難です。
特に同じ部署にいる上司や同僚が相手なら、簡単な用件でもなるべく直接言うようにしましょう。
逆にメールでの報連相を受け取った場合には、確認したら受領の連絡をするのがマナーです。

1.送信＝報告や連絡ではない
送った側は「メール送信」＝「報告を終えた」「連絡した」と思い込みがちですが、相手がメールを見て内容を理解するまで、報告や連絡はまだ終わっていません。特に重職にある上司は、送られてくるメールの量があまりにも多くて、あなたのメールを見落としているかもしれません。「伝えた」つもりが、1週間経っても上司に「伝わっていなかった」といったこともあります。

2.メールを使わない方がよいケース
隣の席の人へ口頭でならすぐに伝えられるのに、わざわざメールで連絡する人が増えていると聞いています。もらった側は、「オフィスで長時間直接顔を合わせているのに、どうしてすべての連絡がメールなのか」と、不可解な思いを抱くのではないでしょうか。すぐに伝えなければいけない報告や連絡の場合、直接顔を合わせて伝えるか、電話で伝えるのが確実です。

3.「受け取った」という返信は迅速に
メールによる「ホウレンソウ」を受信した際のマナーは、当然のことながら「返信」を送ることです。先に説明したように、送信したからといって相手がメールをすぐに見ているとはかぎりません。

出典：http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/2/

「間違った報告や連絡」は絶対にNG！事実を把握してから行おう

また、早く報告や連絡をしなければ！と焦ってしまい、まだ確定していない段階から周囲に言ってしまう人もいますが、これは絶対にNGです。
結果が定まってから、間違いないと確定情報を得たところで伝えるようにしないと、逆に信頼を失う恐れもあります。

多すぎる連絡、分かりにくい連絡
情報の整理を必ずし、自分がしている報告の目的やねらい・重点を明確にして、連絡しましょう。
事実と違う連絡
これは絶対にしてはいけません。連絡する時は、自分自身が正確に把握した上で行いましょう。
タイミングを逃した連絡
連絡完了するべき時間を予測し、連絡方法を考えて実施しましょう。

出典：http://mana.hirotam.com/hourenso.html

明日から意識して！報連相をマスターすれば、周囲からの評価爆上げかも？

いかがでしょうか？報連相は字面から意味が窺えるものではありますが、紐解くと様々なノウハウや注意点があるのですね。
仕事自体の能力を上げるのは一朝一夕では難しいですが、報連相は意識すれば完璧に行うことが可能ですから、ぜひ明日から実践してみてください。

報連相をマスターすれば、上司や取引先、同僚など様々な人々とのコミュニケーションが容易になって、評価が急激にアップするかもしれませんよ。