美侍

これだけは知っておけ!シーン別・新入社員に必須のマナー3選

4月から新入社員として社会に出て行く方は、期待や不安に胸を震わせていることでしょう。「上司や先輩に失礼がないようにしなきゃな……」「同僚の中で1人だけマナーを知らなくて、浮いたらどうしよう……」と緊張しているあなたのために、今回は社会人なら最低限これだけは知っておきたい!基本のマナーを3つご紹介します!明日からの会社での生活をできるだけ自信を持って乗り切るため、ぜひご参考ください。

【基本マナー】 遅刻は厳禁!出社・退社時の挨拶は忘れずに

出典:https://www.pakutaso.com/20140323070post-3920.html

最初にご紹介するのは「時間厳守!出社時や退社時、すれ違い様の挨拶などを忘れずに」という、非常に基本的なマナー。
新入社員でもベテラン社員でも同じことですが、遅刻は絶対に厳禁です。
万が一公共交通機関の遅れや渋滞、体調不良で病院に行ってから出社したい場合など、やむを得ない事情がある時は必ず事前に連絡を入れましょう。

また、出社時や退社時はもちろん、誰かとすれ違う時にも「お疲れ様です」と挨拶をしましょう。
挨拶はハッキリと笑顔で「おはようございます!」「お先に失礼致します」など、丁寧な言葉で行います。
退社時は失礼しますと言う前に、先輩や周囲の方々へ「何かお手伝いできることはありませんか?」と声をかけ、「今日はもう大丈夫だから帰っていいよ」と言われたらそれに従う、という風にすると、印象良く見えますよ。

遅刻は厳禁です。始業時刻の10分前までにはオフィスに到着する心がけが必要です。これは、取引先の企業を訪問する上でも必要な心がけです。一人が時間を守れない為に、企業全体がそういったイメージで見られてしまう事がありますので、ご注意ください。

出典:http://www.tnjs.jp/article/%EF%BC%92%E3%80%81%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E4%BA%BA%E3%81%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E3%81%AE%E5%BF%83%E6%A7%8B%E3%81%88

やむを得ない事情で遅刻する場合は、必ず連絡を入れよう!

電車の遅延や体調の不具合といった理由で遅刻を余儀なくされた場合は、始業10分前までには会社に連絡を入れる必要があります。電話で遅刻の理由と、出社可能な時間を連絡して下さい。電車の遅延で出社が遅れる場合は、遅延証明書の提出が必要になります。遅延証明書は、改札で配布されていますので受け取って提出してください。出社後は、上長の方に出社した事を連絡し遅刻してしまった事を謝罪します。

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電車の遅延で出社が遅くなってしまう場合も、「電車が原因だから仕方ないです」といった開き直ったような姿勢は禁物です。
同じ職場で、同じ路線で出勤する人全員が遅刻するならともあれ、実際には「同じ路線で通っていてもちゃんと間に合って出社している先輩社員」は必ずいます。
そういう先輩社員は、自分の乗る電車が万が一事故などで遅延してもある程度は間に合うよう時間を見込んで早めに自宅を出発している人です。
新入社員も、そうした「時間を見込んだ出社」をするのが理想形です。

前日から悪天候の予報が出ていて、電車がダイヤ通りに運行しないことが予想される場合も「その遅れの時間を見込んで」早めに出かけ、始業時間に間に合うようにすることは、言うまでもありません。

退社時には周囲に「何かお手伝いできることはありますか?」と聞こう!

自分に割り当てられた仕事が終了したからといって、退社して良いというものではありません。部署内で手伝える仕事が無いか確認する必要があります。新人社員は、覚えるべき事もたくさんありますので、自主的に仕事についての情報を集める事も必要です。ただし、体調不良や、風邪やインフルエンザなどうつしてしまう可能性のある病気が疑われる場合は、その旨を上長の方に相談した上で、早退し、病院へ行く事をお奨めします。

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出社、退社時の挨拶はハッキリと丁寧に!笑顔を心がけよう

●挨拶は笑顔で!
●大きな声で!
(各々のオフィス、職場に応じて適切な声量で調整しましょう。)
●挨拶は省略せずに!最後まで!
「どうも・・」(×)→「どうもありがとうございます」(○)
「お先に」(×)→「お先に失礼します」(○)

出典:http://mana.hirotam.com/keigo.html

すれ違う時にも挨拶!目上の方には特に注意して

●挨拶は、相手の方向を向き、相手の目を見て行いましょう。
●挨拶は、自分から進んで行いましょう。
●相手の存在に気づいたら、必ず挨拶をしましょう。

出典:http://mana.hirotam.com/keigo.html

目上の人へ間違った挨拶をすると失礼にあたります。比較的、間違って使用してしまう例には、「ご苦労様でした」(×)→「お疲れ様でした」(○)、その他にも 「ごめんなさい」(×)→「失礼しました」(○) があげられます。

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【研修中のマナー】 メモを持参し、言われたことは書き留めておく

出典:https://www.pakutaso.com/20151218350post-6461.html

続いては、仕事を教えてもらう際に気を付けたい「メモを取る」というもの。
正確にはマナーではありませんが、これを意識するのとしないのでは、先輩や上司からの印象が格段に違います。
「別に1度聞けば覚えられるし……」という天才的な頭脳を持った新入社員の方でも、念のため筆記具は持参しましょう。

仏の顔も三度までと言うように、何度も同じ質問をすると「覚える気がないのか?」と思われてしまうもの。
しかし、メモを取っておくと「努力はしたけど分かりにくかったんだな」「覚えようという意欲はあるんだな」という風に、教育する立場の方から信頼されやすくなるのです。
しかし、逆に携帯やスマホで研修を撮影したり、メモ帳に打ち込んだりするのは特に上の世代の方からウケが悪いので、注意が必要です。

同じ質問を繰り返すのはNG!「仏の顔も3度まで」と心得よう

新入社員だという立場に甘えて、質問ばかり繰りかえしていては戦力外だという評価を与えられてしまう可能性があります。教えてもらったことは、必ず、メモをとり、同じ質問を繰りかえさない事が基本です。その上で、企業としての方針を理解した上で、企業としての利益をあげる提案をできる事が仕事です。

出典:http://www.tnjs.jp/article/%EF%BC%92%E3%80%81%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E4%BA%BA%E3%81%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E3%81%AE%E5%BF%83%E6%A7%8B%E3%81%88

「仏の顔も3度まで」と言われるように、どんなに優しい先輩でも、仕事について同じ質問を3度以上されると嫌な顔をします。
その結果、新入社員たちは先輩社員に聞けなくなり、自分なりの解釈をしてしまいがちになるのです。

出典:http://sfahacks.com/training/program/%E6%96%B0%E4%BA%BA%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE-%E3%82%B3%E3%83%84/%E6%96%B0%E5%85%A5%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE%E3%81%AB%E3%81%8A%E3%81%99%E3%81%99%E3%82%81%EF%BC%81%E3%83%A1%E3%83%A2%E3%82%92%E3%81%A8%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%82%92%E6%95%99%E3%81%88/

「メモを取った」ということは努力の証となり、先輩から信頼されやすい

それらの不満を極力少なくするためにおすすめの方法には、何があるのでしょうか?
それは、先輩社員が教えてくれる時にメモをと取るということです。

一見基本的なことのように思えますが、さまざまな職場の教育風景を見ていると、メモを取らない新人が増えていることに気付かされます。

出典:http://sfahacks.com/training/program/%E6%96%B0%E4%BA%BA%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE-%E3%82%B3%E3%83%84/%E6%96%B0%E5%85%A5%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE%E3%81%AB%E3%81%8A%E3%81%99%E3%81%99%E3%82%81%EF%BC%81%E3%83%A1%E3%83%A2%E3%82%92%E3%81%A8%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%82%92%E6%95%99%E3%81%88/

同じことを2度聞く場合でも、「また教えてください」というのか「先日メモした通りにやってみたんですが、この部分がわからなくて」と聞くのかでは、印象は全く異なります。後者であれば、先輩社員たちは自分の話す事を聞いてくれたと思い、折をみて、また別のを教えてくれるようになるでしょう。

出典:http://sfahacks.com/training/program/%E6%96%B0%E4%BA%BA%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE-%E3%82%B3%E3%83%84/%E6%96%B0%E5%85%A5%E7%A4%BE%E5%93%A1%E7%A0%94%E4%BF%AE%E3%81%AB%E3%81%8A%E3%81%99%E3%81%99%E3%82%81%EF%BC%81%E3%83%A1%E3%83%A2%E3%82%92%E3%81%A8%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%82%92%E6%95%99%E3%81%88/

「ケータイでメモする」のは逆に印象が悪いので注意!

学生時代の習慣で、ケータイを取りだしてケータイ上にメモするのも、相手に非常に失礼。習慣は、意識しないとなかなか変えていけません。しつこいくらいに”ノートにメモ”をしていくことで、メモをするクセをつけていきましょう」

出典:http://wooris.jp/archives/14695

「取っただけ」もダメ!読める字で、きちんと整理しておこう

もちろん、メモを取っただけではNG。字が乱雑すぎてあとで読み取れなかったり、メモを紛失してしまっては、無意味です。メモを活かして次の行動につなげて、仕事を上手に進めていきたいものですね。

出典:http://wooris.jp/archives/14695

【オフィスでのマナー】 電話・コピー・お茶入れなど、できることから率先してやろう

出典:https://www.pakutaso.com/20130114029post-2365.html

最後に「電話応対やコピー、お茶入れなど、できることから率先してやる」というもの。
新入社員のうちは決まった仕事を任されることが少ないので「何をしていようかな……」と迷いがちですが、思い切って先輩や周囲の方々に「電話は取っても宜しいですか?」「何かお手伝いできることはありませんか?」と尋ね、積極的に動いてみましょう。
特に電話応対は失敗を恐れて尻込みしてしまうものですが、意外と「間違えてもいいから新人に取って欲しい」と考える上司は多いようです。

コピー一つを取っても意外な注意点が存在しますから、挑戦する前に必ず周囲の許可を取り、その会社におけるやり方を教わるのを忘れずに。
お茶入れや来客へのお茶出しは女性社員の仕事だと思われることが多いですが、昨今では男性社員でも新入社員であればやるもの、という認識ですから、機会があればぜひやってみてくださいね。

電話が鳴ったら3コール以内に!勇気を出して取ってみよう

電話が鳴ったら、3回以内に出ます。人は電話をかけた時、待ち時間が「11秒」を過ぎるとイライラしはじめるという調査報告があります。11秒とは、ちょうど2コールを超えて3コールに入る時間。3回以上鳴ってから出る時は、「大変お待たせしました。○○(社名)でございます」と受けましょう。

出典:http://allabout.co.jp/gm/gc/297596/

部や課の直通電話の場合は、「はい、○○(社名)○○部(課)でございます」と部署名まで言って出るのが正解。もし所属部署を言わなければ、○○部(課)にかけてきた得意先や取引先の担当者は、電話に出た人に「そちらは○○部(課)ですか?」と必ず確認しなければならなくなりますから。

出典:http://allabout.co.jp/gm/gc/297596/

担当者不在の場合も慌てず説明!メモを書いて残しておこう

A:田中はあいにく外出しております。お急ぎのご用件でしょうか。

B:はい、ぜひとも今日中にお話ししておきたいことがあるのですが。

A:4時頃戻りますので、その頃こちらからお電話差し上げてよろしいでしょうか。

B:その頃は会議なんですよ。終ってから電話を差し上げると、そう6時半位になるのですが。その時間、田中さんはいらっしゃいますか。

A:はっきりいたしませんが、田中が帰社いたしましたら、ご連絡の方法をどなたかにご伝言させていただくということではいかがでしょうか。

B:それでは、うちの鈴木に伝言をお願いします。

A:かしこまりました。

出典:http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

たかがコピー、されどコピー!印刷にもマナーがある?

レベル1
(1)コピーをとる前に必要部数を確認する
(2)原稿の向き、用紙サイズ、濃度などを確認しコピーをとる
(3)横書きの文書は綴じた箇所が文章にかからないよう左上を綴じる
レベル2
(1)コピーをとる前は必ずコピー機のガラス面の汚れを確認する
(2)印刷コストを考えプリンターのほうが安ければ、プリンターで印刷する

出典:http://www.insource.co.jp/mailmagazine/new20120410.html

来客のお茶出しやお茶入れも、機会があれば積極的に!

お盆は胸の辺りで持って運びます。部屋のドアをノックして、入室します。その後、来客に挨拶をして、サイドテーブル又は机の下手にお盆を置いてからお茶を配ります。お茶を出すときは「どうぞ」と言い、退室時にはドアの辺りで頭を下げます。

お茶を出すにも順番があります。配る順番について、まずは来客からお茶を出し、次に役職の上の人からお茶を出していきます。一緒にお茶菓子を出す場合は、お茶菓子、お茶の順で配ります。

出典:http://mana.hirotam.com/otya.html

⒈急須と茶碗にお湯を注ぎ、器を温めます。湯冷ましにもお湯を入れ、お湯を60度までさまします。
⒉急須と茶碗のお湯を捨て、急須に茶葉を大さじに軽く2杯程度入れます。
⒊湯冷ましのお湯を茶碗の7分目程度まで入れ、それを急須に注ぎます。
⒋2分ほど蒸らし、茶碗に回し注ぎをします。

出典:http://mana.hirotam.com/otya.html

失敗は当たり前!先輩たちも温かい眼で見てくれている

新入社員とはいえ、会社は即戦力を求めているんだろうし……と不安に思う人もいるでしょうが、意外と先輩たちは「失敗しても当たり前」「不慣れなのは当然」という温かい視線を向けてくれているようです。
若さは武器でもありますから、まずは挨拶や言葉遣いに気を付け、必要なマナーや心構えをどんどん吸収していってくださいね。

仕事面でも、会社にとってあまりにも大きな損失を与えるような仕事は新入社員のうちは任されないはずですから、とにかく教わったことを慎重に、積極的に実行してみましょう。

小さなマナーから身に付け、徐々に新しい知識を増やしていこう!

いかがでしょうか?まずはハキハキとした挨拶や丁寧な言葉遣いを心がけ、積極的に学ぼうとする姿勢を見せることが大切なのですね。
はじめのうちは完璧に振る舞おうとせず、いつかデキる男になるんだ!くらいの気持ちの方が上手くいくかもしれません。

小さなマナーや仕事からコツコツと身に付けていけば、徐々に知識が増え、そのうち立派なビジネスマンとして認められるようになるでしょう。

これだけは知っておけ!シーン別・新入社員に必須のマナー3選