ビジネスの基本！デキる社会人は知っているビジネス文書とは

ビジネス文書とは、社会人になりたての人には聞きなれない言葉だと思います。しかし、この「文書」の書き方ひとつであなたの社会人としての評価はグッと変わります。文書の意味をわからずにいい加減に作成しているとダメ社員のらく印を押されて、会社でのあなたの立場そのものが危うくなることすらあります。この記事ではビジネス文書の基本をご紹介。社会人の常識をしっかり覚えて、役立ててくださいね。

まずは、ビジネス文書のことを知ろう！

ビジネス文書とは、企業や団体が業務を行ったり、外部と通信するために作成する文書のことです。

出典：http://syakaijin.jejid.net/bunsho/about/post_5.html

ビジネス文書とは、会社において要件を文書にて伝えるために作成されるものです。

ビジネス文書は、大きく社内文書（社内向け文書）と社外文書（社外向け文書）とに分わけることができる

出典：http://web.ydu.edu.tw/~uchiyama/bsaku/bsaku_02.html

ビジネス文書は、大きく分けて社内文書と社外文書に分けることができます。

社内文書とは、会社内で使われる情報・伝達事項をわかりやすく文書にしたものです。
企画書や議事録、会議資料、報告書、計画書などが社内文書に当たります。
細かいもので言えば指示・連絡文書も含まれるのを知っておきましょう。

また、社外文書は顧客や取引先を相手にするときに使われる文書です。
顧客に対するプレゼン資料や、挨拶状や案内状、招待状や契約書もこの社外文書に含まれます。
また社外に連絡するためのメールや手紙なども含まれます。

ビジネス文書の必要性を理解する！

企業ではたくさんの情報を人から人へ正確に伝えなくてはなりません。伝言ゲームのように、途中から変化してしまっては困るわけですね。

出典：http://syakaijin.jejid.net/bunsho/about/post_5.html

みなさんは伝言ゲームをしたことがありますか？
伝言ゲームでは、始めに伝えた内容がちょっとずつ変わります。
しかし、会社でそのようなことが起こるのは不便です。
そこで、きちんと公共性・ミスの軽減・記録の3つを目的として文書は書かれます。
また、口頭で伝えるよりも文書のほうが多くの人が目にすることができます。
電話で話した商談内容をあとから確認のためにメールでも送るような例も、よく行われます。

ビジネス文書では、文書の形式を整えることが重要である。
一定の形式に従った文書は、情報の伝達や整理の効率が良いからである。

出典：http://web.ydu.edu.tw/~uchiyama/bsaku/bsaku_02.html

ビジネス文書は、伝言ゲームと違って伝え方が決まっています。
それは、書かれた内容を読んだ人がきちんと把握できるようにするためです。
ビジネス文書は感想文ではありません。
きちんと「何を伝えるか」を明確にして書かれます。
そのため、文書を書く目的とその作り方がわかっていないと、何を伝えたいのかわからない文書になってしまいます。
しっかりと文書の役割ごとに書く内容・体裁を整えるようにしましょう。

ビジネス文書を書く上でのポイントを押さえる！

何度も述べてる通り、ビジネス文書の目的は、相手に正確な情報を伝達することです。

出典：http://viral-community.com/writing/business-writing-3573/

「ビジネス文書の書き方がわからない！」と、悩んでいる方も多いかと思います。
しかし、ビジネス文書にて気を付けるべきポイントは3つです。
まず、気を付けるのは「相手あっての文章であること」です。
伝えるのはあなたの気持ちでありません。
会社・社外にとって必要な「情報」です。
必ず客観的に書くことを意識しましょう。