美侍

稟議とはいったいなに?今更聞けないお悩みを解決します!

会社に入社してからというもの、たびたび上司や先輩たちの間で飛び交う「稟議」というワード。特に銀行にお勤めの方には関わりの深い言葉ですね。しかし、一体どういう意味なのでしょうか?実際よく分かってはいないけれど、言われた通りに書類を作ってる……あるいはニュアンスで何となくは知ってるけど、今更詳しく教えてくださいとは言えない!そんなあなたのために、言葉の詳しい意味と使用法をお教えします。

「稟議」とはどんな意味?

まずは「稟議」という言葉の意味からご説明します。
字面だけ見ると何だか難しそうですが、一体どのような時に使うのでしょうか?見てみましょう!

官庁・会社などで,会議を開くほどに重要でない事項について,案を関係者に回してその承認を求めること。

出典:http://www.weblio.jp/content/%E7%A8%9F%E8%AD%B0

会社・官庁などで、会議を開催する手数を省くため、係の者が案を作成して関係者に回し、承認を求めること。「―書」

出典:https://kotobank.jp/word/%E7%A8%9F%E8%AD%B0-614557

もう少し具体的な例だと、

・「外部とこういった契約を結んでいいですか?」(契約稟議)
・「こういうものを購入していいですか?(=会社のお金使っていいですか?)」(購買稟議・調達稟議)
という内容になります。

出典:http://atsuizo.hatenadiary.jp/entry/2014/07/30/084900

なるほど~。
つまり、

稟議とは、小規模な契約や個人の要望について書類を作り、権限のある上司にお伺いを立てるということ

ですね。
これは総務でも営業でも事務でも、誰にでも作成する機会がありますので、自分にはまだ関係ないし……と思っていると危険です。

銀行では融資を担当している社員の方が、取引先の会社の売上や経営状況などを確認し、上司に「融資を行ってもいいですか?」と尋ねる時に「稟議書」が作られます。
融資は銀行においてとりわけ大事な業務であり、取引先との信頼を深める行為ですから、非常に重要な書類の一つだと言えるでしょう。

しかし、稟議書で大失敗してしまった人も……

「えっ、こんな時にも稟議を通すなんて知らなかった!」「稟議書の書き方が分からない!」なんて理由で、稟議書を提出し忘れたり、慌ててやり方を調べる羽目になってあたふたしたり……という経験をした方も少なくないようです。

上司や先輩が何か話してるけど、何のことだろう?と思ったら、そのまま放置せず意味を尋ね、時間が空いた時に一度自分で作成してみると良いかもしれませんね。

中には自分が無関係の案件で稟議書を代筆することになったり、逆に提出された稟議書を見て頭を抱えたりしている方も……。

では、一体「稟議書」とはどのように書くのが正しいのでしょうか?
一般的な形式のものから見てみましょう!

稟議書の書き方~ビジネス文書形式~

出典:http://b-writing.com/shanai_bunsho/ringi/seisyain_saiyou.html

まずは、ビジネス文書形式の稟議書から見てみましょう。
画像は「新規社員の採用」についての稟議書。
つまり「今この部署は人手が足りないので、新しく1人雇っても良いでしょうか?」といったようなことが書いてあります。

日付や宛名(申請する上司)、タイトルまでは送付状や契約書等と似通っていますが、番号をふったり箇条書きを使ったりして、用件が分かりやすいように工夫されていますね。
また(4)を見ると要望のみならず、その社員を入れたことによって会社にどれだけの利益をもたらされるか、どのように社内環境が改善されるかなどの見込みも記されていることが窺えます。

 稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書きます。決裁をする上で必要と思われる資料、例えば、詳細な比較検討書や参考となる技術資料、実行計画書や概算見積書・物品購入ならカタログなども準備べきでしょう。

出典:http://proportal.jp/ringi/index.htm

稟議書本文は、簡潔にまとめて書きます。長くともA4用紙2~3枚程度にとどめることで、多忙な経営者の時間を節約させることができます。起案内容の補足説明部分として添付書類を参照させるスタイルがよいでしょう。

出典:http://proportal.jp/ringi/index.htm

 なぜ必要か、どのような支障が発生しているのか、具体的に訴えることが必要。利用状況を数値で読み取れるような資料をつけることで、アピール度が高くなる。

出典:http://diamond.jp/articles/-/1831?page=2

・結論を先に書く
・何をするのか
・メリット、デメリットについて
・実施時期

出典:http://ringi.yutarou.info/

書式に関しては会社それぞれにテンプレートがあるかもしれませんので、まずは先輩や上司に確認してみた方が良いでしょう。
自分で一から作成して良いと言われたら、上記を参考にしてみてください。

ポイントは「見やすく、簡潔に書く」ということと「改善案は具体的に」ということ。
例えば「この契約が成立すると会社にとっても利益になります」や「最新のコピー機を導入することで作業効率が上がります」ではなく、「契約の成立によって○○%の利益が見込めます」「最新のコピー機を導入すると1人あたりの作業が○分早くなるので、結果的に○○%効率が上がります」といった書き方をしましょう。
勿論根拠がなければ稟議は通りませんので、その際は資料を必ず添付してください。

稟議書の書き方~ひな形使用編~

出典:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/ringisho.html

出典:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/ringisho.html

会社でテンプレートが決まっている、あるいは上司1人だけでなく、社長をはじめとした重役の方々にも通さなければならない……という場合には、上記のような形式が便利です。

既にひな形が作成されているなら良いのですが、もし自力で作らねばならないという時は、ぜひご参考ください。

●稟議書は番号をつけて管理します。そのためナンバリングは不可欠であり、データとして管理する際に役にたちます。
一般的に番号の付与は、受理をする部門の担当者(稟議書を管轄している部署)が行なうことが多いようです(つまり、起案者ではなく、管理部門が番号をつけます)。

出典:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/ringisho.html

●接待交際費や出張の稟議などの場合、社長まで決裁をあおぐ必要がないケースがあります。こうした場合には不要な決済印のところに斜線(\)を入れます(下記 ⑧「決裁欄」を参照)。
※通常は役職や職等級ごとに決裁権限の範囲が決められています。

出典:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/ringisho.html

決裁権限者が誰で、合議先がどこかは、決裁権限規定とか職務分掌規定などの組織内のルールに従ってください。金額の大きさにより決裁権限者が本部長と部長に分かれていたり、日常的な稟議事項と臨時的な稟議事項とでは様式は表題が異なっていることがありますので注意しましょう(例:稟議書と回議票)。

出典:http://www.webinsource.com/archive/100326001310.html

会社の規模によっては細かくナンバリングしたり、役職名が異なったりする恐れもありますので、しっかりと確認しておきましょう。

ちなみに「条件付承認」とは、言葉の通り「ある条件を満たすなら承認する」というもの。
例えば今経費を使いすぎている部分があったり、何かしらトラブルを抱えていたりする場合には、それが解決されてから承認するということですね。

稟議にはデメリットもある?

出典:https://www.pakutaso.com/20150634169post-5646.html

さて、このように、稟議書は会社にとって非常に重要な役目を果たすものです。
しかし、中にはこの「稟議」にあまり意味を感じない方もいるよう。
一体なぜなのでしょうか?

稟議制のデメリット / 短所
・意思決定に時間がかかりすぎる
・上位の役人の指導力が発揮されない
・責任の所在が曖昧になる

出典:http://note.masm.jp/%E3%C8%B5%C4%C0%A9/

複数の階層における多数の管理者が個々に検討して承認するため、手間と時間がかかりすぎます。決裁権限者が意思決定するにあたり、自己判断を下す余地はほとんどなく、集団による決定を正当化するだけです。したがって、この稟議制度のもとでは、冷静で厳密な分析による意思決定が困難です。

出典:http://www.webinsource.com/archive/100326001310.html

何人もの承認が必要で、時間を要する事や、責任の所在が曖昧になるなど、官僚組織的な弊害を生むことがデメリットとしてあげられます。

出典:http://www.hrpro.co.jp/glossary_detail.php?id=34

たった1枚の書類なのに、何人もの重役に通さねばならず承認が遅れること、最終的に問題が起こった時、責任は起案者にあるのか、承認した重役の誰かにあるのかよく分からなくなってしまうことなどがデメリットとして挙げられています。

特に承認した方が悪いということになってしまうと、たくさんの人や部署に責任が散り散りになり、問題そのものがうやむやになる恐れもありますよね。
組織の規模が大きくなればなるほど、このデメリットは深刻になってきます。
たった1枚の稟議書とはいえ、後々誤解やトラブルを生まないように注意しましょう。

稟議書は何度も確認しながら、記入漏れのないように作成しよう!

いかがでしょうか?「稟議」と言われると何か重要な会議が行われるように思えますが、実際には1枚の書類を用いて上役に要望を申請することなのですね。

しかし、デメリットで挙げられたように、稟議書には会社にとって大きな損失となるトラブルを引き起こしかねない落とし穴も存在します。
上司や先輩に最終確認をしてもらったり、何度も作成例と睨めっこしたりしながら、ミスのないように気を付けましょう。


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