文書作成の基本とは？～基本を知ってデキる男を演出する～

社会に出て仕事に就くと、そこではほぼ毎日、なにかしらの「文書」を作成をして得意先に連絡をとったり、上司・先方に報告する場面が多く出てきます。文書が書けないと「きちんとした仕事ができない社員」なんて烙印が押されることも……。ビジネスで必要とされる文書ですので、プライベートでやりとりするような手紙やメールの文とは目的も書き方も違うものが求められます。学生時代の感覚の延長で書いてはいけません。そこで、仕事の現場で求められる文書作成の基本をしっかり身に付けておきましょう。

簡潔さが大切な「ビジネス文書」とは

ビジネス文書とは、仕事の報告や企画提案、連絡事項をまとめた文書のこと。

社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。そのためには守らなければならないルールがある。

出典：http://itp.ne.jp/contents/business/tool/business.html

仕事において最も重要なコミュニケーションをつかさどるものなので書き方が大事です。
基本的には、わかりやすいことが最も大切。
そのため、結論から入るのがベターです。

時間・数量などを明確に。例えば、「いつまでに、何割位終了予定」などという、数値も良いでしょう。

出典：http://mana.hirotam.com/hourenso.html#hourenso04

数字を書く場合は極力具体的に、かつ正確に。
古いデータなどを使うのは間違いの元です。
さらに、数字の取り違いや分かりづらい書き方もしないようにします。

感想は一切無用！「事実だけを報告」する文章にする

自分の感想やあいまいな表現は使わない。

出典：http://itp.ne.jp/contents/business/tool/business.html

ビジネス文書は社内の連絡・報告に使う文章です。
書き手の感想は求めていません。
短い文章にして分かりやすいものにしましょう。
また、書くことが複数ある場合は箇条書きにするなどの工夫が必要です。

ビジネス文書のセンテンスは「短く分かりやすく」が基本ですが、これをそのまま実行すると「単文」ばかりが羅列することになり、ただの「伝達」に近い薄っぺらで味気のないものになってしまいます。

出典：http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/1306/12/news007_2.html

しかし、短い文章ばかり並べると読み手も意図を取れないことがあります。
そこで、短い中に「主語＋述語」を意識していれましょう。
また、同じ主語と述語のものはセットにしていきます。
たとえば、「部長は部下を信頼している」という文章と「部下は仕事ができる」という文章があったとします。
しかし、これでは文章がバラバラなので一緒なのか別なのかわかりません。
この文章を「部長が信頼しているから、部下も仕事ができる」などと連結することで、因果関係を明らかにできます。