メールのビジネスマナー！あなたの常識は大丈夫？

ひとめ見て内容が分かるタイトルに

ビジネスマナー上のメールにおいて重視しなければいけないのがタイトルです。

多忙なビジネスパーソンのメールボックスなら、毎日何十通あるいは100通以上のメールが届くのが当たり前の昨今です。
人によっては迷惑メールに悩んでいる人もいるでしょう。

ずらりと並んだ未読メールの一覧リストの中で、用件がすぐにわかる正しいタイトルを付けなければ、読まれずに放置されたり、破棄されてしまうことも少なくありません。

タイトルの中でメールの概要を伝えることが、読み手の負担を減らすことにも繋がります。

例えば、新製品について相談したいときであれば「新商品について」とだけ書くのは不親切です。

新商品をどうしたいのかという意図が伝わってきません。
「新商品に関するご相談」というふうに、用件の主旨そのものをタイトルの中に盛り込みましょう。

タイトルを見て、内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。受け取った人は、その後の行動を起こしやすくなります。

出典：http://business-mail.jp/technique/title

本文の最初に目的と結論、内容は箇条書き

メールには、読みやすい形というものが存在します。

最初に宛名、次に挨拶、本文と続け最後に結びの文章と署名という流れです。
この形を守っていることが、相手への伝わりやすさを決定付けます。

宛名は社名、所属先、名前の順です。
部長や課長といった役職名は、名前の前に明記します。

メールにおける挨拶は簡単なもので構いません。
「お世話になっております」や「初めてメールさせていただきます」などが一般的です。

挨拶を軽視するのでありません。
メールでは、手軽で伝わりやすい挨拶が好まれているのです。
「澄み渡る秋、ますますご繁盛の事とお喜び申し上げます。」
「新緑の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
といったビジネス文書でよく使われる時候の挨拶は、メールの連絡では避けましょう。

書き出しのフレーズ‐ビジネスメールの書き方

挨拶があると無しでは大違い。

そして、本文における最初の一文に、メールをした目的をはっきりと書いておきましょう。
「最初」に用件が書いてあることが、大事です。

目的を書いた後は、最も伝えたい結論を明記します。

その後に詳細や理由を書くことで、相手に素早く理解してもらえるのです。

冗長なメールは読む気を削いでしまいます。

箇条書きを上手に活用して、一文をなるべく短いものに仕上げましょう。

ビジネスの現場はタイムイズマネーです。時間をかけて読んでもらえるなどという甘い期待は抱くのはやめて、単刀直入にズバッと結論から書きます。

出典：http://okaymac.com/2013/12/04/how-to-write-business-email/

箇条書きによるメールを書くときのコツは、最初に「・」を打ってしまうことです。その後に文章を書き始めることで、短くまとめるための意識が強くなります。

そして、箇条書きに慣れてくると、メールを作成するスピードが格段に速くなります。言いたいことを文章に置き換える作業がなくなるからです。

出典：http://alterna-sales.com/workstyle/kazyou.html

自分が送ったメールを、相手がいつ読むかわかりません。

「来週」や「明日」といった言葉は、読んだ日時によっては勘違い引き起こす可能性があります。

「4月3日(水曜日)」というふうに、日付と曜日、必要に応じて時間もきちんと明記しましょう。

訂正や変更といった内容を伝える場合、正誤を比較できるような構成が大切です。

例えば、「打ち合わせの日時が3日の水曜日に変更になりました」とするのではなく、


打ち合わせの日時変更をお知らせします。
変更前：4月2日(火曜日)
変更後：4月3日(水曜日)


という風にした方が相手には伝わりやすいのです。

添付ファイルで分かりやすいメールに

ビジネスメールの本文に伝えたいことを全て書くのは得策ではありません。

画面を何度もスクロールしなければいけないメールは読む側にストレスを与えます。

ディスプレイ一画面に収まりきらない長さの内容を伝える場合には、まずメールの本文に概要を記述しましょう。

そのうえで添付ファイルに細かな内容を乗せてください。

こうすることで情報を保存しやすくなりますし、相手が確認したいときにもメールの中から探す手間を省けるのです。

また、仕事関係の企画書、見積書などはファイル形式で送るのが一般的です。

ファイルの形式を選ぶ際には、添付しても大丈夫なものかをきちんと確認してください。

次のようなファイルは、ほとんどの環境で開くことができます。
JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
Word文書(doc/docx)
Excel文書(xls/xlsx)
PDFファイル(pdf)
テキストファイル(txt)
圧縮ファイル(zip)
自分はビジネスで使っているが、相手側に閲覧するソフトが入っていない礼は数多くあります。
特にパワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップで作成した画像データ(eps)などは注意して添付する必要があります。

出典：http://email.chottu.net/write/tempfile.html

CCやBCCを使い分けるコツ

メールを送る対象が複数の場合には、CCやBCCを活用します。

CCとは送信されたメールに受信者が誰か明記される形式です。

CCを使う場合は、本文の前に書く宛名のところにCCとして送った方の名前も書いておきましょう。

BCCとは、送信されたメールに受信者が明記されません。

複数人に送りながらも、個人情報を保護したいときに使用されます。

宛名を「皆様へ」とする、もしくは「BCCで送信させていただきます」などと最初に明記しておくと、複数人に送ったことが伝わります。

CCやBCCのようなメールにしかない機能を使いこなすことで、ビジネスが円滑に進行するのです。

TO、CC、BCCの特徴と違い|ビジネスメールの教科書

受信者を伝えたいかどうかがポイント。

「CC」とはカーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。カーボン・コピーとは、複写の意味です。TO（宛先）がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手だと考えると分かりやすいでしょう。「

出典：http://business-mail.jp/technique/to-cc-bcc

「BCC」は、TO（宛先）、CCの下の欄にあるもので、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません。

出典：http://business-mail.jp/technique/to-cc-bcc

メールのメリットを生かすことがビジネスマナーに直結

メールの利点として最初に挙げられるのが、相手を拘束することなく情報を提供出来る点です。

相手が席を外していたとしても、電話のようにあとからかけ直す必要がありません。

手紙などと比べて伝達するまでの時間が速く、データ化されているため保存も手軽な点もメリットといえるでしょう。

さらに、文書や表、音声データなど様々な形式のファイルを添付できる点も大いに魅力的です。

同時に何人もの人に送信することが可能なため、送る側も時間を浪費せずに済みます。

メールにおけるビジネスマナーとは、こうしたメリットを充分に引き出すことを目標にしているのです。

メールを上手に活用して、社会人としての第1歩を踏み出しましょう。